Mali przewoźnicy wiedzą, że wyższy limit VAT nie zawsze oznacza niższe koszty. Rok 2026 przyniósł im kilka zmian, które warto rozpatrywać łącznie. Mowa o podniesieniu limitu zwolnienia z VAT do 240 000 zł, obowiązku wystawiania faktur w KseF i o czasowej obniżce VAT na paliwa. Czy pozostanie poza VAT z ekonomicznego punktu widzenia nadal się opłaca?
Od 1 stycznia limit zwolnienia podmiotowego z VAT wzrósł z 200 000 zł do 240 000 zł rocznej wartości sprzedaży, bez kwoty podatku. Dla najmniejszych przewoźników oznacza to możliwość prowadzenia działalności bez rejestracji jako czynny podatnik VAT przy wyższym poziomie sprzedaży. Z nowego limitu mogą skorzystać również przedsiębiorcy, których sprzedaż w 2025 r. przekroczyła 200 000 zł, ale nie przekroczyła 240 000 zł. Pod warunkiem spełnienia pozostałych warunków określonych w przepisach.
Wysokość sprzedaży to nie wszystko
Wyższy limit nie oznacza jednak automatycznie niższych kosztów prowadzenia działalności. Firma korzystająca ze zwolnienia z VAT nie rozlicza podatku należnego od swojej sprzedaży. Jednocześnie nie może odliczać VAT naliczonego przy zakupach. Ma to szczególne znaczenie w transporcie. Paliwo, serwis, opony, części zamienne i inne wydatki związane z eksploatacją pojazdów stanowią tu istotną część kosztów działalności. Dlatego w przypadku małej firmy transportowej wysokość sprzedaży nie powinna być jedynym kryterium decyzji o pozostaniu przy zwolnieniu z VAT. Znaczenie ma również struktura kosztów oraz to, dla kogo świadczone są usługi.
Jeżeli przewoźnik pracuje głównie dla innych firm będących czynnymi podatnikami VAT, brak VAT na fakturze nie musi być dla nich istotną przewagą. Dla takiego klienta VAT może być co do zasady podatkiem podlegającym odliczeniu. W przypadku firmy ponoszącej wysokie koszty związane z działalnością dobrowolna rejestracja do VAT może więc być ekonomicznie uzasadniona nawet wtedy, gdy sprzedaż pozostaje poniżej 240 000 zł.
KSeF
Drugim elementem układanki jest KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w systemie został w 2026 roku wprowadzony etapami. Od 1 lutego objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia – pozostałych podatników, z wyjątkiem najmniejszych firm korzystających z rozwiązania przejściowego. Do końca 2026 r. przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, nie mają obowiązku wystawiania tych faktur w KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. rozwiązanie przejściowe przestanie obowiązywać.
Nie oznacza to jednak całkowitego wyłączenia najmniejszych firm z KSeF. Obowiązek otrzymywania faktur za pośrednictwem systemu obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Mały przewoźnik może więc w określonych przypadkach nadal wystawiać własne faktury poza KseF. Jednocześnie może otrzymywać faktury w systemie od kontrahentów, którzy są już objęci obowiązkiem ich wystawiania w KseF. Na sytuację przewoźników wpłynęła również czasowa zmiana dotycząca paliw. Od 17 do 31 sierpnia 2026 r. stawkę VAT na benzyny silnikowe i olej napędowy obniżono z 23% do 8%.
Stawka VAT
Dla przewoźnika korzystającego ze zwolnienia z VAT podatek zapłacony przy zakupie paliwa nie podlega odliczeniu i stanowi element ponoszonego kosztu. Obniżenie stawki VAT oznacza więc, przy niezmienionej cenie netto paliwa, niższą cenę brutto płaconą przy tankowaniu.
W przypadku czynnego podatnika VAT posiadającego prawo do odliczenia VAT naliczonego efekt jest inny. Niższa stawka VAT oznacza niższą kwotę podatku zapłaconą przy zakupie, ale podatek ten może zostać rozliczony w ramach odliczenia. Dlatego dla takiego przedsiębiorcy kluczowym elementem kosztu paliwa pozostaje cena netto, a nie sam poziom stawki VAT.
To pokazuje, dlaczego przy decyzji o pozostaniu przy zwolnieniu z VAT sam limit sprzedaży nie wystarcza. Dla przewoźnika, który ponosi wysokie koszty paliwa, serwisu i eksploatacji pojazdów, możliwość odliczania VAT może mieć większe znaczenie niż korzyść wynikająca z nieobciążania własnej sprzedaży VAT.
Podniesienie limitu do 240 000 zł daje więc najmniejszym firmom transportowym większą swobodę. Nie przesądza jednak o tym, że zwolnienie z VAT jest najlepszym rozwiązaniem. Ostateczna decyzja zależy m.in. od poziomu i struktury kosztów, rodzaju klientów oraz możliwości odliczania VAT od zakupów.
Dla firmy zbliżającej się do limitu 240 000 zł najważniejsze nie jest więc pytanie, czy może pozostać przy zwolnieniu z VAT. Ważniejsze jest to, czy przy jej kosztach i modelu działalności pozostanie poza VAT nadal jest ekonomicznie opłacalne.
Komentarz przygotował Marcin Wawrzkiewicz, Country Manager Malcom Finance w Polsce.
