Problem oszustw w branży transportowej ma wymiar gospodarczy i prawny. Nie chodzi tylko o oszustwo jednej umowy. To systemowe zjawisko, które rozmywa odpowiedzialność, umożliwia obchodzenie przepisów, wyłudzenia podatkowe i dumpowanie cen poprzez podmioty-fasady. Jak się uchronić przed działaniem przewoźnika-oszusta?
Obrona przed tym zjawiskiem wymaga trzech połączonych działań. Dobrego due diligence (weryfikacji), precyzyjnych zapisów kontraktowych oraz gotowości do reakcji administracyjnej i karnej. W tym tekście skoncentrujemy się na praktycznych sygnałach ostrzegawczych, obowiązkach kontrolnych i na katalogu narzędzi prawno-operacyjnych, które realnie działają.
Po czym rozpoznać „słupa”?
Słupem zwykle jest formalny przewoźnik, za którym nie stoi realna organizacja operacyjna. W praktyce najbardziej typowe „red flagi” to: brak lub bardzo mała flota (lub flota niezgodna z deklarowaną skalą działalności), adres rejestracyjny w wirtualnym biurze, niska wartość kapitału zakładowego, częste rotacje właścicieli i zarządu, zakup spółek „z rynku”, brak sprawozdań finansowych, wpisy o upadłości czy nieudanej egzekucji, brak ważnych licencji i polis OCP/OCS, brak aktywności VAT, informacje o postępowaniach restrukturyzacyjnych. Na poziomie operacyjnym alarmujące są nietypowe wzorce komunikacji (kontakt wyłącznie przez nieoficjalne komunikatory), rozbieżności w danych telematycznych i deklaracjach, etc.
Szczególną ostrożność trzeba zachować wobec: partnerów pozyskiwanych „spottowo”, z którymi wcześniej nie łączyła nas żadna relacja handlowa. W tym przede wszystkim wobec firm zarejestrowanych w krajach o niskiej przejrzystości prawnej. Należy też mieć na względzie, że do największej liczby oszustw i wyłudzeń ładunków dochodzi najczęsciej w okresach zwiększonego ruchu sezonowego, np. w grudniu.
Weryfikacja – co sprawdzać i jak to robić praktycznie?
Skuteczna weryfikacja składa się z kilku etapów i korzysta nie tylko z prywatnych, ale też z ogólnie dostępnych publicznych rejestrów. Na poziomie formalnym sprawdzamy KRS lub CEIDG (czy spółka istnieje, kto jest zarządem, czy są sprawozdania finansowe). Ewentualnie analogiczne zagraniczne rejestry VIES (status VAT UE), KRZ (zadłużenia), CRBR (rejestr beneficjentów rzeczywistych) oraz rejestr KREPTD/GITD (licencje i zezwolenia transportowe). W przypadku przewozów odpadów — BDO. Praktyczne narzędzia to także Google Maps (weryfikacja adresu siedziby). Również rozmowy referencyjne z poprzednimi kontrahentami, kontrola polis OCP i potwierdzenie opłacenia składek, sprawdzenie uprawnień ADR i kart charakterystyki, a także weryfikacja danych z KREPTF. Dobre due diligence obejmuje również weryfikację telematyki — czy pojazdy faktycznie kursują w opisywany sposób. Należy też sprawdzić, czy e-maile i numery kontaktowe są zgodne (uważajmy na jeden znak różnicy w adresie e-mail, to typowa metoda podszywania się).
W praktyce: nie przyjmujemy partnerów tylko na podstawie e-maila lub WhatsApp-a. Preferujemy komunikatory giełdowe lub oficjalne kanały. Wymagamy dokumentów potwierdzających i potwierdzamy tożsamość przez telefon lub wideokonferencję. W razie wątpliwości zlecenie o wartości wysokiej nie powinno być przekazane nowo pozyskanemu kontrahentowi bez pełnej weryfikacji.
Procedury operacyjne — natychmiastowe kroki przy podejrzeniu przewoźnika-oszusta
Gdy pojawi się podejrzenie oszustwa, działanie musi być szybkie i uporządkowane. Należy wstrzymać realizację dalszych zleceń, zablokować płatności do wyjaśnienia, zażądać natychmiastowych dokumentów i wyjaśnień. Jeśli tak przeprowadzona weryfikacja potwierdzi podejrzenia, następnym krokiem jest współpraca z odpowiednimi organami. W sytuacji kiedy mamy do czynienia z przestępstwami (fałszowanie dokumentów, udział w zorganizowanej grupie przestępczej, przemyt), konieczne jest zgłoszenie na policję lub do prokuratury. W praktyce dowody zebrane przez przedsiębiorstwo (kopia e-maili, zdjęcia, dane telematyczne, umowy) są kluczowe dla wszczęcia skutecznego postępowania. Praktycznym rozwiązaniem jest też zgłoszenie informacji o sprawie do działów bezpieczeństwa administratorów giełd transportowych.
Tekst: Ewa Sławińska-Ziaja, radca prawny w Trans Lawyers
