Przewoźnicy nieustannie poszukują nowych zleceń, a spedycje – podwykonawców gotowych je realizować. Zaufanie jest kluczem do współpracy, a weryfikacja kontrahenta to jego warunek.
– W 2023 roku Transcash przeprowadził badanie dotyczące weryfikacji kontrahentów zagranicznych przez firmy z sektora TSL. Ponad 70% ankietowanych przyznało, że to robi, a głównym źródłem wiedzy okazały się opinie i rekomendacje. Dlatego z pomocą naszego cyklu poradników edukacyjnych chcemy podpowiedzieć firmom z branży TSL, gdzie i w jaki sposób poszukiwać rzetelnych i sprawdzonych informacji o nowych kontrahentach. W cyklu kategoryzujemy źródła i metody, uwzględniając specyfikę branży w danym kraju – mówi Jakub Gwiazdowski, Head of Partnership & Relations w Transcash.eu.
Publiczne bazy danych – co zawierają?
Publiczne rejestry gospodarcze posiadają informacji na temat firm zarejestrowanych na terenie Polski. Korzystanie z nich jest bezpłatne, ale wymaga czasu. Nierzadko również wprawy i znajomości procedur. Natomiast informacji o spółkach prawa handlowego dostarcza Krajowy Rejestr Sądowy. Dane na temat jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólnikach spółek cywilnych gromadzi Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), a szerzej o spółkach cywilnych informuje REGON, czyli Rejestr Gospodarki Narodowej.
Weryfikacja kontrahenta – praktyczne dane
We wspomnianych bazach można odnaleźć podstawowe dane identyfikujące firmę: data wpisu i ewentualnego wykreślenia z rejestru, wysokość kapitału zakładowego, dane osób zarządzających, informacje o procesie likwidacji i przekształceniach, podziale czy połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego. Wspomniane rejestry umożliwiają przeszukiwanie ich zasobów za pośrednictwem stron internetowych, a wiele pozwala na wgląd do wybranych dokumentów, w tym firmowych sprawozdań finansowych.
Zadłużeni pod lupą
Cennym źródłem wiedzy o kontrahencie może być również Krajowy Rejestr Zadłużonych, gromadzący informacje na temat ujawnionych postępowań upadłościowych, restrukturyzacyjnych, zakazach prowadzenia działalności gospodarczej oraz postępowaniach egzekucyjnych. Zawartość można przeglądać na portalu publicznym KRZ, gdzie znajduje się wyszukiwarka podmiotów widniejących w rejestrze. Za jego odpowiednik w sektorze prywatnym uznać można giełdy wierzytelności – również bezpłatne i ogólnodostępne. Są prowadzone przez firmy windykacyjne i zawierają dane o konkretnych długach i dłużnikach. Giełda wierzytelności Transcash, jest poświęcone wyłącznie długom firm z branży TSL.
VAT-owiec na liście
Z kolei tzw. biała lista podatników VAT pozwala zweryfikować status podatkowy ewentualnego kontrahenta. Rejestr przechowuje dane o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych z listy. Można sprawdzić czy dany podmiot był podatnikiem VAT w interesującym nas okresie. Wyszukiwanie odbywa się za pomocą numeru konta, NIP lub REGON.
Szczegółowy raport za opłatą
Publiczne rejestry są pewnym i zaufanym źródłem wiedzy o kontrahencie. Jednak przedsiębiorca powinien przejrzeć co najmniej kilka z nich. Wymaga to nie tylko czasu, ale też cierpliwości. Dlatego alternatywą są komercyjne wywiadownie gospodarcze. Dane w tworzonych przez nie raportach w dużej mierze pokrywają się z tymi dostępnymi powszechnie, ale dodatkowe informacje pozwalają przedstawić działalność firmy w sposób bardziej kompleksowy i zrozumiały. Wywiadownie takie mają również własny system ratingowy, pozwalający wystawić firmie ocenę w zastosowanej skali na podstawie danych dostępnych na jej temat. Jest to więc swoiste podsumowanie zebranych w raporcie informacji, które pozwala ocenić działalność i wiarygodność kontrahenta.
Weryfikacja kontrahenta – ile to kosztuje?
Wygenerowanie takiego pojedynczego raportu na temat kontrahenta to koszt od 10 złotych. Część wywiadowni oferuje swoje usługi wyłącznie w pakietach, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat kilku różnych podmiotów. Mimo to koszty, nie są duże – ceny zazwyczaj zaczynają się od 200 złotych.
Jak sprawdzić firmę z branży TSL?
Wywiad gospodarczy dostarcza cennych informacji natury ogólnej. W weryfikacji jednak warto uwzględnić również specyfikę branży. Działalność transportowa jest regulowane przez przepisy prawa polskiego i międzynarodowego, wymaga posiadania odpowiednich licencji i zezwoleń, którymi są:
- certyfikat kompetencji zawodowych,
- zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
- licencja transportowa na przewozy krajowe lub wspólnotowa w przypadku przewozów międzynarodowych.
Informacje czy przewoźnik posiada wspomniane, ważne licencje, można uzyskać sprawdzając przewoźnika w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD).
Firmy spedycyjne muszą także posiadać tzw. licencję spedycyjną, czyli licencję na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy. Jej status można sprawdzić w wyszukiwarce Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
OC przewoźnika i spedytora
Kolejną rzeczą do sprawdzenia jest ubezpieczenie OC przewoźnika lub spedytora na wypadek kradzieży, zniszczenia lub uszkodzenia ładunku. Ubezpieczenie OCP i OCS nie jest obowiązkowe, choć popularne. Posiadający je przewoźnik jest bardziej wiarygodny. Dlatego należy zapytać go o posiadaną polisę razem z dowodem opłacenia składki i sprawdzić jej status w ubezpieczalni.
Giełdy transportowe
Dokumentację na temat działalności przewoźnika dostarczają giełdy transportowe. Posiadają one własne systemy ocen wystawianych na podstawie doświadczeń użytkowników. To uzupełnia informacje oficjalne o wrażenia ze współpracy z danym podmiotem, poparte realnym kontaktem i transakcjami.
Weryfikacja partnera z Europy
Niektórych partnerów należy weryfikować jeszcze przed podpisaniem umowy. Można zwiększyć szansę na udaną i pewną współpracę i zminimalizować ryzyko problemów i oszustw. Tutaj pomocne będą rejestry gospodarcze publiczne i prywatne. Również wiedza branżowa i zdrowy rozsądek, który hołduje zasadzie „ufaj i sprawdzaj”.
