Odzyskiwanie zwrotu VAT lub akcyzy w transporcie drogowym to proces trudny i czasochłonny. Musimy znać (i to dobrze) przepisy kraju, w którym będziemy starać się o zwrot, ale mimo wszystko gra jest warta świeczki.
Firmie transportowej zwrot może dostarczyć sporych korzyści finansowych. Już na samym zwrocie podatku od akcyzy można zyskać od około 0,17 gr do nawet 0,90 gr. za litr paliwa. Na przykład przy zakupie 1000 litrów oleju napędowego w Belgii przewoźnik może zaoszczędzić prawie 820 zł (około 192 euro) za jednorazowe tankowanie. Jak sprawić, by odzyskiwanie zwrotu podatków VAT i akcyzy w transporcie przebiegło sprawnie? Kto może się o to ubiegać? Na to pytanie odpowiada Karolina Styrcz, ekspertka Grupy Eurowag.
Odzyskiwanie zwrotu VAT i akcyzy to droga pełna zakrętów
Dużym wyzwaniem dla firm transportowych jest ubieganie się o zwrot podatku VAT za usługi lub towary, zakupione za granicą, jak np. paliwo, opłaty drogowe, parkowanie czy akcesoria samochodowe oraz akcyzy za zakup oleju napędowego. Cały proces jest dość skomplikowany ze względu na złożoność procedur i czas rozpatrywania wniosku. Do tego dochodzi duże ryzyko popełnienia błędów w dokumentacji i niedochowania terminów na często pojawiające się wezwania. Nie bez znaczenia jest też bariera językowa w nieodłącznej komunikacji z urzędami krajów zwrotu.
– Jednym z kluczowych trudności w procedurze odzyskiwania podatku VAT i akcyzy jest konieczność stawienia czoła złożonym procedurom administracyjnym, które obowiązują odpowiednio w urzędach skarbowych i celnych, różnią się w zależności od państwa. Oznacza to, że firmy transportowe powinny wykazywać się dobrą znajomością lokalnych przepisów prawa, które trzeba na bieżąco monitorować z racji tego, że często się zmieniają- komentuje Karolina Styrcz, TAX Refund Team Leader, Grupa Eurowag.
Karolina Styrcz dodaje, że sam proces wiąże się z obowiązkiem spełnienia wielu kwestii formalnych. Np. w przypadku zwrotu akcyzy, w zależności od kraju, należy dostarczyć pełną dokumentację pojazdów, w tym leasingowych wraz z tłumaczeniami przysięgłymi. Należy też uzyskać niezbędne zaświadczenia z różnych instytucji, przekazać szczegółowe informacje o flocie oraz wypełnić złożone formularze czy raporty. Procedurę odzyskiwania środków finansowych może również komplikować to, że komunikacja z zagranicznymi urzędami odbywa się wyłącznie w ich języku ojczystym. Dochodzi zatem wymóg znajomości języka narodowego danego państwa
Ekspertka podkreśla, że przy składaniu dokumentów należy wykazywać się dużą cierpliwością, ostrożnością i skrupulatnością. Nawet najmniejsza pomyłka może powodować komplikacje w postępowaniu a nawet skutkować negatywnym rozpatrzeniem wniosku. Wysokie ryzyko popełnienia błędów w dokumentacji jest kolejnym wyzwaniem dla firm transportowych. Nawet drobne nieścisłości mogą spowodować, że złożony wniosek zostanie odrzucony, dlatego też trzeba być bardzo precyzyjnym przy jego składaniu. Co więcej, odzyskiwanie środków od podatku trwa bardzo długo. To średnio od 3 do 8 miesięcy, a w przypadku akcyzy może potrwać nawet 2 lata lub dłużej. Te wszystkie bariery sprawiają, że jest to nie lada wyzwanie organizacyjne dla większości przewoźników transportowych. Mogą oni nie mieć nawet odpowiedniej kadry wewnątrz firmy, która podjęłaby się tego zadania.
Kto może ubiegać się o odzyskiwanie środków?
Należy spełnić, kilka kluczowych warunków przy ubieganiu się o zwrot podatków w transporcie drogowym. W przypadku podatku od towarów czy usług (VAT), zakupionych za granicą, można otrzymać zwrot w sytuacji, gdy:
- firma jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce lub w innym kraju UE,
- nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w państwie, w którym przedsiębiorstwo dokonało zakupu towaru lub usługi,
- przedsiębiorstwo nie zajmuje się wyłącznie sprzedażą zwolnioną z VAT ani nie korzysta ze zwolnienia VAT podmiotowego, co oznacza, że o zwrot nie mogą starać się te podmioty, które prowadzą wyłącznie działalność zwolnioną z VAT ze względu na określone czynności lub ze względu na niską wartość obrotów, która rocznie nie jest wyższa niż 200 tys. zł.
Przy zwrocie akcyzy od zakupu oleju napędowego przedsiębiorstwo powinno być oznaczone kodem działalności 4941. Oznacza to, że musi prowadzić działalność związaną z transportem drogowym towarów lub zajmować się transportem lądowym pasażerskim (kod 4939). Dodatkowo, firma musi posiadać status czynnego podatnika VAT w państwie unijnym, w którym ma swoją siedzibę. Ponadto nie może prowadzić działalności gospodarczej czy mieć swoje oficjalne przedstawicielstwa w miejscu, w którym ubiega się o zwrot środków finansowych. Istotnym wymogiem jest również fakt, że firmy nie mogą ubiegać się o odzyskanie pieniędzy z akcyzy w sytuacji, gdy korzystają z uniwersalnych kart paliwowych. Nie są one akceptowane. Oznacza to, że podmioty, chcące pozyskać zwrot podatku, powinny mieć karty paliwowe, przypisane do danych pojazdów.
Karolina Styrcz uczula, że nie są to jedyne warunki, które należy spełnić przy odzyskiwaniu zwrotu podatku akcyzowego. Konieczne jest również posiadanie faktur za tankowanie oleju napędowego. Nie bez znaczenia jest również rodzaj pojazdu, który jest ściśle zdefiniowany przez przepisy. Wymaga się, by pojazd ciężarowy miał masę całkowitą, która wynosi co najmniej 7,5 tony. W przypadku autokarów i autobusów muszą być zakwalifikowane do kategorii M2 lub M3 i mieć więcej niż 8 miejsc siedzących. Warto zaznaczyć, że należy również spełnić wszystkie wymogi formalne, które są nakładane indywidualnie przez każdy kraj. Mogą dotyczyć takich spraw, jak np. przedstawienia stałych dowodów rejestracyjnych pojazdów, umowę najmu lub leasingu czy dostarczenia tłumaczeń przysięgłych odpowiednich dokumentów.
Jak odzyskać zwrot? Jaka to oszczędność?
W procedurze zwrotu podatku VAT wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak faktury czy paragony wraz z wnioskiem należy złożyć do odpowiedniego urzędu podatkowego. Warto zaznaczyć, że zasady różnią się nieco dla firm w zależności od członkostwa kraju w UE.
Karolina Styrcz dodaje, że firmy zarejestrowane w Unii Europejskiej składają wniosek o zwrot VAT w krajowym urzędzie skarbowym. Ten następnie przekazuje dokumenty do właściwego organu podatkowego w kraju, w którym opłacono VAT. Z kolei przedsiębiorstwa spoza Wspólnoty Europejskiej przedstawiają niezbędne dokumenty już bezpośrednio do kraju, w którym naliczono podatek. To pozwala uniknąć podwójnego opodatkowania. Należy zaznaczyć, że przy akcyzie procedura ta wygląda inaczej i polega na złożeniu wniosku do organu podatkowego danego państwa UE o zwrot części podatku akcyzowego, który zawarto w cenie oleju napędowego. Stawkę podatku oficjalnie ogłasza urząd celny danego kraju. Może się różnić w zależności od regionów w niektórych miejscach. Z kolei dokumentacja i warunki zwrotu określa indywidualnie każde państwo członkowskie, więc mogą się między sobą mocno różnić.
Firmy transportowe mogą zaoszczędzić od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu procent na kosztach za granicą. Na przykład we Francji (z kodem 4941) za każdy litr paliwa można otrzymać refundację w wysokości 0,67 gr. (0,1575 euro), w Belgii kwota ta wynosi 0,80 gr (0,1924 euro), a we Włoszech można uzyskać najwięcej, bo już ponad 0,90 gr., czyli dokładnie 0,21418 euro plus odzyskać VAT, ze średnimi stawkami w wysokości 20 proc., z tych samych faktur jak również z pozostałych kosztów związanych z działalnością transportową.
Jako szybko dostać zwrot VAT i akcyzy?
Złożone procedury, skomplikowane przepisy czy długie terminy rozpatrzenia wniosków mogą zniechęcić przedsiębiorców. Niemniej jednak warto, bo wysiłek ten pomoże zredukować koszty, które jak wiemy stale rosną. Eurowag zajmuje się odzyskiwaniem zwrotu podatku VAT aż z 26 krajów Unii Europejskiej oraz z Wielkiej Brytanii i Norwegii. W przypadku podatku od akcyzy pomaga uzyskiwać go z 7 krajów. Chodzi o Francję, Włochy, Belgię, Słowenię, Węgry, Chorwację czy Hiszpanię. Co najważniejsze, dzięki odpowiedniej pomocy firmy mogą uzyskać refundację o wiele szybciej i łatwiej niż na własną rękę.
Karolina Styrcz uspokaja: przy wsparciu specjalistów firmy transportowe nie muszą znać wszystkich prawnych niuansów. Nie muszą też martwić się o przygotowanie dokumentów, które są niezbędne gdy idzie o odzyskiwanie środków finansowych. To fachowcy przejmują odpowiedzialność za dopełnienie wszystkich kwestii formalnych. Od przygotowania dokumentacji, poprzez rejestrację w urzędzie skarbowym/celnym, aż po obsługę wniosku i zakończenia procesu zwrotu. W razie konieczności także jego apelacji. Odpowiadają również za kontakt z właściwymi organami podatkowymi. Doskonale orientują się w kwestiach prawnych, które obowiązują w poszczególnych krajach. Dzięki temu mogą całą procedurę przeprowadzić znacznie sprawniej.
-Warto dodać, że zwrot VAT i akcyzy przewoźnicy mogą otrzymać w formie prefinansowania w trybie przyspieszonym, które udostępniamy. Oznacza to, że nie muszą oni czekać na wypłatę środków z danego urzędu skarbowego czy celnego, bo zwrot ten finansujemy im w najbliższym cyklu fakturowania w procesie zwrotu VAT lub tuż po złożeniu wniosku przy zwrocie akcyzy, co jest dla nich szczególne istotne, bo ułatwia i przyspiesza cały proces – podsumowuje Karolina Styrcz z Grupy Eurowag.
