Rozliczanie czasu pracy kierowców nie od dziś stanowi jedno z najbardziej złożonych wyzwań w branży transportowej. Procedury są skomplikowane, a przepisy regularnie się zmieniają. To wprowadza chaos i wpędza firmy transportowe w niepewność co do sposobu rozliczeń.
Wątpliwości przewoźników wzbudzają, m.in. odpoczynki pracowników, przewozy w załodze czy rozliczanie podróży służbowych. Błędy w rozliczeniach czasu pracy kierowców wiążą się z surowymi karami, które mogą wynosić w Polsce nawet do 30 000 złotych, a także narażają firmy na pozwy pracownicze. Aby się przed nimi zabezpieczać, coraz więcej firm w Polsce decyduje się przekazywać te najtrudniejsze i najbardziej odpowiedzialne zadania dotyczące rozliczeń – firmom zewnętrznym.
Samodzielne rozliczanie czasu pracy kierowców może prowadzić do licznych pomyłek, które dla firmy będą kosztowne w skutkach. Przewoźnicy muszą zmierzyć się ze wszystkimi wymaganiami w zakresie prawidłowej dokumentacji pracownika. Muszą także poradzić sobie ze złożonością obliczeń, które obejmują różne rodzaje pracy, przerwy, odpoczynki, diety czy delegacje. To sprawia, że cały proces administracyjny jest bardzo skomplikowany. Z jakim najczęściej trudnościami spotykają się firmy transportowe przy rozliczaniu kierowców zawodowych na własną rękę? Na to pytanie odpowiada Paulina Wołowiec, dyrektor procesu OCRK w Grupie Inelo, spółki należącej do Eurowag.
Trzeba się znać na wszystkim
– W Inelo na co dzień w zakresie naszych usług rozliczamy kilkadziesiąt tysięcy kierowców i najczęstszym zjawiskiem jest nieznajomość wszystkich przepisów krajowych i unijnych lub błędna interpretacja. Ich złożoność sprawia, że od przewoźników wymaga się bycia na bieżąco ze wszystkimi zmianami w regulacjach i ciągłego aktualizowania dostępnej wiedzy – komentuje Paulina Wołowiec, dyrektor procesu OCRK, Grupa Eurowag.
Paulina Wołowiec dodaje, że powszechnie występującym problem są również błędy dotyczące analizy danych z tachografów. Podobnie z niewłaściwym naliczaniem wynagrodzenia kierowcy z pominięciem dodatków za nadgodziny, pracę nocną czy dyżury, które mogą doprowadzić do późniejszych nieporozumień między pracodawcą a pracownikiem. Ponadto przewoźnicy równie często nie radzą sobie z realnym planowaniem pracy kierowców, a także nie reagują na naruszenia oraz nieświadomie narażają swój biznes na sankcje.
Dyrektor przyznaje, że firmy transportowe mają również trudności z planowaniem pracy kierowców, które byłyby adekwatne do przepisów. Zdarzają się przedsiębiorcy, którzy planują pracę kierowcy niezgodnie z przepisami dotyczącymi odpoczynku i maksymalnego czasu jazdy. Ewentualnie nie uwzględniają w nim czasu niezbędnego na dojazd do miejsca rozpoczęcia pracy (np. z bazy do miejsca załadunku). Z kolei niewłaściwe zareagowanie na naruszenia czasu pracy w postaci zwlekania z działaniem i niewprowadzenie środków naprawczych od razu zwiększa ryzyko kontroli i kar i jednocześnie obniża efektywność operacyjną firmy.
Czy outsourcing ma sens?
Głównym powodem, dla którego przewoźnicy sięgają po outsourcing, jest w dużej mierze skomplikowanie procesu rozliczania czasu pracy. Analiza danych z tachografów, naliczanie diet, wynagrodzeń i świadczeń to zadania wymagające wiedzy i zaawansowanych narzędzi. Nawet niewielkie uchybienia mogą prowadzić do poważnych problemów prawnych i zwiększają ryzyko utraty dobrej reputacji. To właśnie tutaj outsourcing okazuje się rozwiązaniem, które eliminuje wiele potencjalnych trudności. Cyfryzacja transportu sprawiła, że firmy muszą inwestować w technologie. Mowa o takich jak oprogramowanie do analizy czasu pracy kierowców, typu 4Trans czy w inne systemy do zarządzania flotą. Outsourcing nie tylko minimalizuje ryzyko błędów, ale także pozwala przewoźnikom skupić się na kluczowej działalności operacyjnej. Dodatkowo eksperci z OCRK mają najbardziej aktualną wiedzę na temat przepisów. Pomogą przewoźnikom wypracować najlepsze praktyki prowadzenia działalności, i prawidłowego rozliczania kierowców.
W jaki sposób wesprze nas outsourcing?
Standardowy zakres obejmuje, chociażby dokładną analizę czasu pracy w postaci wykrywania naruszeń i rekomendacji zmian, które pomagają zminimalizować ryzyko kar, rozliczanie wynagrodzeń, gdzie uwzględniane są wszelkie dodatki, ulgi i delegacje. To zapewnia z kolei zgodność z przepisami krajowymi i międzynarodowymi. Do jeszcze innych zadań Inelo w tym zakresie możemy zaliczyć wsparcie prawne, za sprawą monitorowania zmian w przepisach i ich prawidłowego stosowania w praktyce, pomoc w trakcie kontroli, reprezentując Klienta przed instytucjami kontrolnymi oraz przygotowując niezbędną dokumentację, czy też szeroko pojęte doradztwo operacyjne, czyli wsparcie w optymalizacji procesów zarządzania czasem pracy i flotą.
Jak zatem widzimy, korzystając z outsourcingu, firmy w dużej mierze minimalizują ryzyko błędów, oszczędzają czas i zasoby, a także zyskują wsparcie w sytuacjach kryzysowych. To nie tylko oszczędność, ale także inwestycja w profesjonalizm i bezpieczeństwo operacyjne.
Porozmawiajmy o kosztach
Koszty outsourcingu zależą w dużej mierze od wielkości floty i zakresu usług. W dłuższej perspektywie są jednak dużo niższe niż utrzymywanie własnego zespołu specjalistów. Co więcej, firmy korzystające z profesjonalnego wsparcia notują mniej naruszeń i unikają kosztów wynikających z kar czy roszczeń pracowniczych. Eksperci w tym zakresie pomagają również identyfikować obszary, w których można generować oszczędności, na przykład poprzez optymalizację składników wynagrodzeń, poprawę organizacji pracy czy redukcję kosztów administracyjnych.
Outsourcing to doskonały sposób na zwiększenie zadowolenia kierowców. Precyzyjne rozliczenia, terminowe wynagrodzenia i wsparcie w rozwiązywaniu potencjalnych problemów wpływają na poprawę relacji pracodawca-pracownik. W trudnych czasach ma to kluczowe znaczenie dla utrzymania stabilności zespołu.
