Papierowa ewidencja przebiegów i tras i przepisywanie danych do tabeli w Excel może sprawdzać się przy niewielkiej liczbie pojazdów. Wraz z rozwojem floty rośnie bowiem ilość danych, które trzeba zebrać i przetworzyć. Wykorzystując dedykowane narzędzia, można znacząco uprościć ten proces. Jak zautomatyzować zarządzanie pojazdami w firmie?
Dlaczego papierowe rozliczanie paliwa i tras przestaje wystarczać przy zarządzaniu flotą?
Papierowa karta drogowa lub ręcznie uzupełniany arkusz wymagają systematycznego wprowadzania danych, a ich późniejsza analiza może być czasochłonna. Jeżeli kierowca wprowadzi stan licznika, może to prowadzić do rozbieżności w rozliczeniach.
Utrudniona i nieprecyzyjna może być również analityka. Jeśli informacje o tankowaniu znajdują się na fakturach, przebieg w arkuszu, a godziny przejazdu w karcie drogowej, wówczas ustalenie realnego kosztu konkretnej trasy może być wyzwaniem.
Zautomatyzowany monitoring floty pojazdów, pozwala łatwo zidentyfikować m.in.:
- wzrost zużycia paliwa, który nie wynika ze zwiększonego przebiegu,
- długotrwałą pracę silnika podczas postoju,
- przejazdy poza ustaloną trasą lub obszarem,
- różnice między deklarowanym a rzeczywistym sposobem użytkowania pojazdu.
Dane telemetryczne ułatwiają sprawdzenie, co rzeczywiście działo się z pojazdem w konkretnym czasie i z czego naprawdę wynikają koszty związane z jego użytkowaniem i eksploatacją.
Automatyczne rozliczanie paliwa, przebiegów i trasy pojazdów? Jak to zrobić?
Podstawą automatyzacji jest lokalizator GPS zamontowany w pojeździe i współpracujący z platformą telemetryczną. System zapisuje m.in. prędkość i lokalizację pojazdu oraz kolejne odcinki trasy, dzięki czemu można odtworzyć przebieg i trasę przejazdu oraz czas postoju. Zakres informacji może obejmować również parametry pracy silnika i zużycie paliwa.
W praktyce proces może wyglądać następująco:
- System rejestruje przejazd – zapisuje miejsce rozpoczęcia i zakończenia trasy, przebieg oraz czas jazdy.
- Dane łączy się z informacjami eksploatacyjnymi – można sprawdzić zużycie paliwa, miejsca i czas postoju oraz czas pracy i obroty silnika.
- Porównanie wyników z kosztami – zestawienie danych z systemu z poniesionymi wydatkami.
- Analiza odchyleń – sprawdzenie sytuacji, w których spalanie, czas przejazdu lub trasa odbiegają od typowych wartości.
Przykładowo: samochód przejechał 620 km i zużył 52 l paliwa. Średnie spalanie wyniosło więc około 8,4 l/100 km. Jeżeli ten sam pojazd zwykle zużywa 6,8 l/100 km, warto sprawdzić czas pracy na biegu jałowym, styl jazdy kierowcy oraz ewentualne problemy techniczne.
Jak wybrać dostawcę rozwiązania do zautomatyzowanego zarządzania flotą pojazdów?
Przed wyborem systemu warto sprawdzić zakres danych dostępnych do późniejszej analizy. Znaczenie ma też sposób prezentowania informacji. Nawet rozbudowany system telemetryczny może być mało przydatny, jeśli raporty są trudne do interpretacji.
Jednym z rozwiązań dostępnych na rynku jest Zarządzanie Flotą Pojazdów od Plusa dla Biznesu. Usługa wykorzystuje lokalizację GPS i pozwala monitorować bieżące położenie pojazdów, parametry jazdy i eksploatacji, historię tras oraz postoje. W zależności od zastosowanej konfiguracji i potrzeb klienta system może również zbierać różnorodne dane eksploatacyjne pojazdu. W tym związane z pracą silnika i zużyciem paliwa.
Rozwiązanie to umożliwia ponadto tworzenie czytelnych raportów oraz analizowanie sposobu użytkowania pojazdów. Dostęp do danych pojazdów prezentowanych w panelu administratora jest możliwy z poziomu komputera, tabletu lub smartfona. Ułatwia bieżącą kontrolę floty bez konieczności zestawiania informacji z kilku papierowych ewidencji.
