Od 18 października 2026 r. elektroniczne orzeczenia medycyny pracy staną się obowiązkową formą wystawiania orzeczeń lekarskich. Zmiany dotyczą zarówno pracowników, jak i pracodawców, którzy powinni przygotować się na nowy sposób obiegu dokumentów.
Nowe przepisy dotyczące elektronicznych orzeczeń lekarskich wprowadziły okres przejściowy od 17 kwietnia do 17 października 2026 r., pozwalając na wystawianie orzeczeń zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Od 18 października 2026 r. zmienia się sposób wystawiania oraz przekazywania orzeczeń medycyny pracy. Dotychczasowa, dobrze znana forma papierowa zostanie co do zasady zastąpiona formą elektroniczną. Jest to kolejny krok w stronę cyfryzacji. Zmiana ma znaczenie praktyczne, ponieważ nie chodzi tylko o to, że papier zastąpi dokument elektroniczny. Zmieni się również sposób obiegu orzeczenia pomiędzy lekarzem, pracownikiem a pracodawcą.
Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy – co to oznacza dla pracodawcy i pracownika?
Do tej pory proces ten był znany i prosty zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Pracodawca wystawiał skierowanie na badania wstępne, okresowe lub kontrolne z zakresu medycyny pracy. Pracownik wykonywał badania, a lekarz wydawał mu papierowe orzeczenie, które następnie pracownik dostarczał pracodawcy.
Od 18 października 2026 r. proces ten ulega zmianie. Nowy model będzie wyglądał inaczej. Elektroniczne orzeczenie będzie zapisywane w Systemie Informacji Medycznej (SIM). Pracownik uzyska dostęp do dokumentu między innymi przez Internetowe Konto Pacjenta (IKP). Na jego żądanie możliwe będzie również otrzymanie orzeczenia w postaci papierowej.
Najważniejsze zmiany dla pracodawców
Pracodawcy, którzy mają podpisane umowy z placówkami medycyny pracy, powinni zweryfikować zapisy dotyczące sposobu przekazywania orzeczeń. Nowe przepisy przewidują przekazywanie elektronicznych orzeczeń pracodawcy przez jednostkę służby medycyny pracy, dlatego warto ustalić techniczny i organizacyjny sposób ich odbioru.
W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien wiedzieć, w jaki sposób placówka medycyny pracy będzie przekazywała orzeczenia – np. na wskazany adres e-mail, poprzez specjalny system lub w inny uzgodniony i odpowiednio zabezpieczony sposób. Należy również ustalić, kto po stronie pracodawcy będzie odpowiedzialny za odbiór orzeczeń oraz w jaki sposób będzie potwierdzane, że dokument rzeczywiście dotarł.
Co w sytuacji, gdy pracodawca nie ma podpisanej umowy z placówką medycyny pracy?
Pracodawcy, którzy nie mają podpisanej umowy z placówkami medycyny pracy powinni powiadomić pracowników, iż po wykonaniu badań orzeczenie zostanie wystawione w formie elektronicznej i będzie widoczne na koncie IKP w zakładce dane medyczne – medycyna pracy. Pracownik będzie musiał sam pobrać takie orzeczenie ze swojego konta w formie PDF i przesłać je pracodawcy lub dostarczyć wydruk.
Nie oznacza to jednak, że samodzielne pobieranie dokumentu z IKP powinno zastępować prawidłowo zorganizowany obieg orzeczeń pomiędzy jednostką medycyny pracy a pracodawcą.
Czy papierowe orzeczenia medycyny pracy znikną całkowicie?
Nie. Pomimo że dokument elektroniczny staje się zasadą, przepisy przewidują sytuacje, w których nadal będzie można wystawić orzeczenie w postaci papierowej, np. w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego.
Jeżeli lekarz z powodów technicznych nie będzie mógł wystawić orzeczenia elektronicznie, może zrobić to w postaci papierowej. Przepisy przewidują również możliwość wydania orzeczenia papierowego na żądanie osoby badanej.
Co zrobić, jeśli po 18 października 2026 r. pracownik przyniesie papierowe orzeczenie?
Jeżeli po 18 października 2026 r. pracownik dostarczy do działu kadr papierowe orzeczenie medycyny pracy, w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy dokument jest aktualny i czy dotyczy właściwego stanowiska pracy. W razie wątpliwości warto skontaktować się z jednostką medycyny pracy i ustalić, dlaczego orzeczenie zostało wydane w postaci papierowej. Być może wystąpiła awaria systemu lub zastosowano inny przewidziany przepisami wyjątek.
Jeżeli okaże się, że forma papierowa została zastosowana bez odpowiedniej podstawy, placówka powinna wyjaśnić nieprawidłowość i zapewnić stosowanie właściwego sposobu wystawiania dokumentów.
Nie należy jednak automatycznie uznawać orzeczenia za nieważne wyłącznie z powodu jego papierowej postaci.
Co warto zrobić już dziś? Obowiązki pracodawcy przed 18 października 2026 r.
Pracodawcy, którzy mają podpisane umowy z placówkami wykonującymi badania z zakresu medycyny pracy, powinni ustalić zasady przekazywania elektronicznych orzeczeń. Warto poinformować pracowników, że zmienia się sposób obiegu dokumentów i że od 18 października 2026 r. orzeczenia będą co do zasady wystawiane elektronicznie.
Pracownik będzie mógł zobaczyć swoje orzeczenie między innymi na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP).
Warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za odbiór elektronicznych orzeczeń i ich prawidłowe przechowywanie w dokumentacji pracowniczej.
Czy papierowe orzeczenie lekarskie zachowuje ważność po 18 października 2026 r.?
Od 18 października 2026 r. elektroniczne orzeczenie medycyny pracy stanie się zasadą, a forma papierowa będzie stosowana w przypadkach przewidzianych przepisami.
Warto jednak pamiętać, że nie ma podstaw do automatycznego uznania, iż papierowe orzeczenie lekarskie traci ważność tylko dlatego, że zostało wystawione z pominięciem formy elektronicznej. Przepisy nie przewidują w takim przypadku automatycznej nieważności orzeczenia ani utraty jego mocy. Wymóg elektronicznej formy dotyczy przede wszystkim sposobu wystawiania i obiegu dokumentu.
Kodeks pracy wymaga przede wszystkim, aby pracownik posiadał aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Z punktu widzenia pracodawcy najważniejsze pozostaje to, co stanowi art. 229 § 4 Kodeksu pracy: pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu.
Jeżeli więc badania zostały przeprowadzone przez uprawnionego lekarza na podstawie prawidłowego skierowania, a samo orzeczenie zawiera wszystkie wymagane informacje i pozostaje aktualne, sama papierowa postać dokumentu nie powinna stanowić podstawy do zakwestionowania jego ważności.
Należy pamiętać, że zmienia się przede wszystkim sposób wystawiania i przekazywania dokumentu, a nie podstawowy obowiązek pracodawcy dotyczący posiadania aktualnego orzeczenia lekarskiego.
Beata Tumidajewicz
Kancelaria Transportowa KOBEN
