Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. To znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, ale dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w takiej sytuacji, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?
Okres kontroli – co się zmieniło?
Wydłużony okres kontroli daje inspekcji większe możliwości wykrywania naruszeń. Na przykład dotyczących norm czasu jazdy i odpoczynku. Umożliwia również weryfikację rekompensaty za odpoczynki skrócone, czy weryfikacje powrotów kierowców do bazy, co cztery tygodnie. To wcześniej było prawie niemożliwe.
Mateusz Włoch, ekspert. ds. analiz i szkoleń, Grupa Eurowag mówi, że zgodnie z wyjaśnieniami KE na drodze nie powinien być weryfikowany obowiązek dotyczący organizacji powrotów kierowców. Wymagane dokumenty powinny być przechowywane w firmie. Ekspert dodaje że przy 56 dniach kontroli drogowej znacznie więcej naruszeń dotyczy zasad związanych z odpoczynkami tygodniowymi. Wynikają one często z odmiennej interpretacji tych zasad przez poszczególne służby kontrolne i przewoźników z różnych krajów. Należy także pamiętać, że zgodnie z prawem odpoczynki tygodniowe regularne muszą być odbierane poza kabiną pojazdu, co także jest kontrolowane.
Co ważniejsze, zapisy pozwalające wykrywać więcej naruszeń mogą wiązać się z wyższymi karami dla firm transportowych. Sankcje to jednak nie wszystko. Najpoważniejsze naruszenia czy manipulacje przy tachografie, mogą doprowadzić do rozpoczęcia postępowania w sprawie oceny dobrej reputacji, a nawet i cofnięcia uprawnień. To oznaczają konieczność wprowadzenia nowych procedur, przede wszystkim tych związanych z obiegiem dokumentów.
Możliwość kontroli rekompensaty za skrócone odpoczynki
Inspektorzy zyskują możliwość dokładniejszej weryfikacji rekompensat odpoczynków tygodniowych skróconych. Wcześniej taka analiza nie była możliwa, jednak wydłużony okres kontroli daje organom możliwość weryfikacji. Mechanizm taki pozwala skuteczniej wykrywać nieprawidłowości, co dla firm transportowych oznacza większe ryzyko dotkliwych sankcji. Zaniedbanie rekompensaty może zostać uznane za bardzo poważne naruszenie. Przekroczenie dopuszczalnego poziomu takich uchybień (średnio powyżej trzech na pojazd) może skutkować wszczęciem postępowania w zakresie oceny reputacji przedsiębiorstwa. W skrajnych przypadkach do zawieszenia zezwolenia na wykonywanie działalności w transporcie drogowym.
Zbyt mało miejsca na kartach kierowców
Kolejnym wyzwaniem jest ograniczona pojemność pamięci na kartach kierowców. Także brak sekcji dotyczącej automatycznych przekroczeń granic na kartach typu G1 i G2V1. W praktyce oznacza to dla służb brak dostępu do ważnych informacji związanych z przejazdem kierowcy przez różne państwa. Istnieje również ryzyko nadpisania danych w zakresie wpisów kraju rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Obecnie wszystkie pojazdy w transporcie międzynarodowym w UE są wyposażone w tachografy G2V2. Zgodnie z przepisami zwalnia to kierowcę z obowiązku zatrzymywania się na granicy lub po jej przekroczeniu. W przypadku posiadania karty starszego typu (G1 lub G2V1) pojawia się problem, ponieważ karty te nie mają sekcji do zapisu automatycznego przekroczenia granic.
Dotyczy to ponad 70 proc. kierowców wykonujących transport międzynarodowy zatrudnionych w polskich firmach. Jak kierowca w tych przypadkach nie będzie miał ręcznych wpisów granicy i zmieni pojazd, to naraża się na sankcje z powodu ich braku. Jeśli nie zmieni ciężarówki, to inspektor powinien wziąć pod uwagę przekroczenia granic zapisane w tachografie. Natomiast będzie też problem z rozliczeniem wirtualnych diet, sanitariatów czy płac zagranicznych, bo najczęściej te wyliczenia są robione na podstawie danych z kart, a nie tachografów.
Ekspert Mateusz Włoch podkreśla również, że jeśli kierowca wbija manualnie przekroczenia granic to jest duże prawdopodobieństwo, że pamięć karty nie wystarczy na zapamiętanie wszystkich wpisów z ostatnich 56 dni. Ryzyko kar jest duże, więc najlepiej być przygotowanym na to, by jeszcze w czasie trwania kontroli przesłać inspektorom poprzedni odczyt z karty kierowcy.
Wydłużony okres kontroli – rekomendacje dla firm
Dwukrotne wydłużenie okresu kontrolnego sprawia, że wszelkie naruszenia mogą być teraz łatwiej wykrywalne. Przewoźnicy muszą więc w szczególny sposób zadbać o rzetelne planowanie i kompletną dokumentację.
Jedną z konsekwencji zmian przepisów jest konieczność przechowywania w ciężarówce wydruków z tachografów wraz opisanymi naruszeniami przez 56 dni wstecz. W firmie transportowej co najmniej przez rok. Wzrost obciążenia administracyjnego to realne wyzwania firm transportowych w zmienionych warunkach regulacyjnych. Zaostrzone przepisy wymagają zatem dobrej i przemyślanej organizacji pracy i poprawności gromadzenia danych. W dopilnowaniu obowiązków i zarządzania informacjami pomoże system 4Trans od Eurowag. Pozwala on szybko analizować oraz archiwizować dane z kart kierowców i tachografów. To nie tylko mniej stresu dla kierowców i przewoźników, ale i zdecydowanie mniejsze ryzyko nałożenia kar. Zmiana przepisów wymaga również od firm nowego wdrożenia, edukacji oraz elastyczności na wielu poziomach.
Przygotowanie i przechowywanie odpowiedniej dokumentacji to nie jedyne nowe wyzwanie firm transportowych. Przedsiębiorcy borykają się też z trudnościami z interpretacją przepisów przez inspektorów w różnych krajach i niejednolitym podejściem do naruszeń. Dodając problemy techniczne z tachografami czy przeoczenia, katalog wyzwań robi się naprawdę duży. W nowych realiach prawnych kluczowe są zatem świadomość, prewencja naruszeń i wspierające te procesy cyfryzacja. Przewoźnicy, którzy dostosują się do nowych zasad, mają szansą nie tylko na uniknięcie kar, ale i zyskanie przewagi konkurencyjnej.
