Firmy transportowe muszą mocno pilnować swoich kwestii finansowych. To jeden z tych czynników, które decydują o przetrwaniu i rozwoju polskich przewoźników. Na polskim rynku transportowym wciąż dominują mikro, małe i średnie firmy. Jeśli chcą dotrzymać kroku większym konkurentom, muszą skrupulatnie monitorować wszystkie płatności.
Zadań tych nie ułatwiają wyzwania związane z płynnością finansową polskiego sektora TSL. Według danych BIG InfoMonitor z 2024 roku, średnia kwota zaległych zobowiązań w przeliczeniu na jedno przedsiębiorstwo z tej branży wynosiła 85 000 zł., czyli aż o 10 000 więcej niż rok wcześniej. To może oznaczać, że wiele firm zmaga się z problemami z płynnością, a szczególnie dotyczy to małych i średnich przewoźników. Jak radzić sobie z opóźnieniami płatności w transporcie i świadomie zarządzać wydatkami?
Zarządzanie finansami w transporcie
Aktualne prognozy gospodarcze wzbudzają w przewoźnikach niewiele optymizmu. Nie widać na rynku stabilnego i regularnego wzrostu stawek frachtowych. Firmy transportowe z rozwagą również podchodzą do decyzji o zakupie pojazdów, przez co nowe inwestycje we flotę są wydłużane, a niekiedy nawet i wstrzymywane. Dlatego też w transporcie ważne jest elastyczne podejście przewoźników do innowacji, chęć szukania alternatywnych rozwiązań na wymagającym rynku, agregacja i analiza danych, a także pełna kontrola przepływu gotówki w firmie. Te czynniki pozwalają firmie się rozwijać.
„Bez elastyczności i świadomego zarządzania finansami przedsiębiorstwa trudno utrzymać rentowność. Zwłaszcza w okresach mniejszego popytu i wysokiej konkurencji na rynku. Najczęściej przekonują się o tym przewoźnicy, którzy np. korzystają z wielu niekompatybilnych narzędzi. To skutecznie ogranicza ich możliwości i zdolność szybkiego reagowania na zmiany. Dlatego tak ważne jest wyposażenie się w technologię dla transportu, ułatwiającą zarządzanie zleceniami i monitoring płatności” – komentuje Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Grupa Eurowag.
Narzędzia typu TMS automatyzują kwestie związane z organizacją przewozu i dają lepszy obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, a w połączeniu z telematyką pozwalają optymalizować trasy w czasie rzeczywistym i skutecznie minimalizować zbędne wydatki w przedsiębiorstwie.
Firmy transportowe zyskują analizując koszty tu i teraz
Bieżąca analiza kosztów jest jednym z najważniejszych aspektów, mających wpływ na płynność finansową firmy transportowej. Przewoźnicy ponoszą wydatki nie tylko związane z zatrudnieniem, zakupem paliwa, czy leasingiem i serwisowaniem ciężarówek. W ostatnich latach znacznie wzrosły np. opłaty drogowe, m.in. w Niemczech i Austrii. Warto też pamiętać o kosztach związanych z opłatami za myjnie czy parkingi, które w skali każdego miesiąca mogą osiągać znaczne kwoty.
Bieżąca kontrola finansów, a także sprawny obieg dokumentacji transportowej są to czynniki, mające niebagatelny wpływ na zapewnienie płynności finansowej. Za pomocą jednego systemu i w każdej chwili można sprawdzić wydatki firmy, decydujące o opłacalności danego zlecenia i w łatwy sposób wygenerować raporty z informacjami o kosztach przewozu i przychodach – wyjaśnia Łukasz Szewczyk, Specjalista ds. wdrożeń, Grupa Eurowag.
Łukasz Szewczyk dodaje, że systemy do zarządzania transportem, jak np. fireTMS czy Marcos TMS ułatwiają także przypisywanie obciążeń do konkretnego pojazdu. Pozwala to na dokładniejszą kontrolę rentowności każdej ciężarówki. Dzięki temu przewoźnicy zyskują wiedzę o tym, które przewozy i trasy są najkorzystniejsze. W rezultacie wiedza jakie współprace z kontrahentami warto kontynuować, a gdzie można byłoby się podjąć renegocjacji warunków.
Opóźnienia płatności jak niekończąca się opowieść
Zdecydowana większość usług transportowych realizowana jest z odroczoną płatnością. Przewoźnicy nierzadko czekają 45, 60 lub nawet więcej dni na otrzymanie należności za świadczone usługi, a w międzyczasie mają wiele innych zobowiązań finansowych. Coraz więcej firm transportowych decyduje się na weryfikację zleceniodawców przed podjęciem transportu.
Łukasz Szewczyk dodaje, że opóźnienia w płatnościach są dużym wyzwaniem w transporcie, więc warto podejmować kroki, które pozwolą się przed nimi uchronić. Pomocne w tym celu mogą być oceny na giełdach transportowych, opinie na temat firm dostępne online czy wywiadownie gospodarcze. Choć ta ostatnia usługa wiąże się z dodatkowym wydatkiem, to przeważnie stanowi on jedynie niewielki ułamek wartości frachtu. Dzięki temu mamy szansę na zdobycie pewniejszego kontraktu, a nawet i długoletniej współpracy.
Z kolei ekspert Tomasz Czyż dodaje, że systemy do zarządzania transportem wspierają komunikację ze zleceniodawcami. Pozwalają także oceniać ich możliwości finansowe na podstawie historii płatności czy limitów kredytowych. Takie działania mogą przyspieszyć proces otrzymania należności, a przede wszystkim ograniczyć ryzyko wejścia we współpracę, która może nie przynieść oczekiwanych rezultatów i zysku.
Tomasz Czyż podkreśla, że technologie dla transportu usprawniają cały proces pilnowania terminów płatności. Dzięki temu przewoźnicy zyskują szybki dostęp do informacji o nieuregulowanych należnościach wobec firmy. Narzędzia typu TMS mogą automatyczne powiadamiać kontrahenta o zbliżających się zobowiązaniach. W razie konieczności mogą wysyłać także wezwania do zapłaty z niezbędnymi szczegółami o zleceniu. Ponadto informacje o nieterminowych płatnikach zapisywane są w systemie Ułatwia to decyzję o nawiązaniu ewentualnej współpracy w przyszłości.
Skrócona droga do rozliczeń za pomocą TMS i telematyki
Systemy klasy TMS zintegrowane z telematyką nie tylko ułatwiają obsługę zleceń, a spedytorom czy dystrybutorom pozwalają trzymać rękę na pulsie w czasie realizacji przewozu. Upraszczają również procesy administracyjne związane z przygotowaniem dokumentów do rozliczeń i ich wymianą. To przyspiesza rozliczenia i minimalizuje również ryzyko związane z ręcznym przepisywaniem danych. Można je również integrować z zewnętrznymi systemami kadrowymi. Wówczas faktury sprzedażowe czy korekty w łatwy sposób można eksportować do działu księgowego w firmie.
Tomasz Czyż podkreśla, że faktury w systemach TMS wystawiane są automatycznie na podstawie zakończonych zleceń. Eliminuje to większość pomyłek i pozwala skrócić czas potrzebny na przygotowanie dokumentów. System potrafi też uwzględniać zróżnicowane stawki i taryfy, dopasowane do rodzaju przewozu, pokonywanej trasy czy innych ustaleń kontraktowych. Ich integracja z narzędziami telematycznymi czy aplikacjami dla kierowców pozwala na przesyłanie zdjęć lub skanów dokumentów bezpośrednio do danego zlecenia. Jeżeli klient korzysta z elektronicznych rozliczeń, faktura może być gotowa już kilkanaście minut po zakończeniu rozładunku. To może przyspieszyć uzyskanie zapłaty.
Dzięki technologiom przedsiębiorstwa transportowe zyskują lepszą kontrolę nad płatnościami, mogą sprawniej nimi zarządzać. Najważniejsze jednak, że są w stanie szybko zidentyfikować obszary działalności, generujące najwyższe koszty i je zredukować.
