Czy jako przewoźnik muszę prowadzić ewidencję czasu pracy? Jak wynagradzać kierowców za czas pracy za granicą? Negatywne konsekwencje nieprawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców mogą mieć poważne skutki dla każdej firmy transportowej.
Zgodnie z art. 25 ust. 1 Ustawy o czasie pracy kierowców Pracodawca prowadzi dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Ewidencja czasu pracy obejmuje liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Co powinna uwzględniać ewidencja
Ewidencja powinna uwzględniać:
– zapisy na wykresówkach;
– wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
– pliki pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
– inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
– rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-3.
Ewidencję czasu pracy pracodawca:
– udostępnia kierowcy na jego wniosek;
– przechowuje przez okres 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.
Kary za brak prowadzenia ewidencji
Zgodnie z taryfikatorem kar, stanowiącym załącznik do Ustawy o transporcie drogowym „Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy, o której mowa w art. 25 ust. 1 i art. 26d ust. 1 i 2 ustawy o czasie pracy kierowców” jest naruszeniem Ustawy, za które organ może nałożyć karę 1000 zł za każdego kierowcę. Ponadto, jak wskazuje art. 281 par 1 pkt 5 Kodeksu pracy „kto narusza przepisy o czasie pracy podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”.
Zarówno więc kontrola Inspekcji Transportu Drogowego jak i kontrola Inspekcji Pracy może skończyć się dla przewoźnika nałożeniem wysokich kar, w przypadku gdy nie rozlicza on prawidłowo czasu pracy kierowców, nie sporządza wymaganej przepisami prawa ewidencji oraz nie wpłaca umówionego wynagrodzenia oraz dodatków zgodnie z czasem faktycznie przepracowanym przez pracownika.
Jakie korzyści przynosi ewidencjonowanie czasu pracy kierowców?
Prawidłowo sporządzona ewidencja czasu pracy kierowców umożliwia również skuteczne rozliczanie czasu pracy kierowców, w szczególności pod kątem przepisów o delegowaniu, kontrolę wysokości wynagrodzeń, kontrolę nad nadgodzinami i stałą pieczę nad przestrzeganiem przepisów dotyczących czasu pracy.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców, szczególnie w przypadku świadczenia usług transportu międzynarodowego może być czaso- i pracochłonnym zadaniem, w szczególności u przewoźników działających na dużą skalę i zatrudniających wielu kierowców. Warto więc rozważyć outsourcing tego aspektu działalności i powierzenie tego tematu specjalistom w zakresie rozliczania i analizy czasu pracy. Pomoc ekspertów, będących na bieżąco z krajowymi i unijnymi regulacjami prawnymi, znających interpretacje organów kontrolnych może okazać się niezbędna dla skutecznego i efektywnego zarządzania czasem pracy kierowców.
Jak prawidłowo obliczać wynagrodzenie kierowców?
Kluczową kwestią jest również prawidłowe rozliczenie czasu pracy pod kątem wypłaty pracownikom wynagrodzenia w należytej wysokości. Ten aspekt będzie szczególnie istotny w przypadku gdy kierowcy wykonują przewozy cross trade – podlegające przepisom płacowym innych państw Unii Europejskiej. Wówczas konieczne jest odpowiednie naliczanie im wynagrodzenia zagranicznego, a tutaj niezbędna będzie szczegółowa i precyzyjnie sporządzona ewidencja czasu pracy.
Brak sporządzenia prawidłowej ewidencji, a co za tym idzie brak odpowiedniego wyliczenia wynagrodzenia może pociągać za sobą negatywne konsekwencje dla pracodawcy. Poza nałożeniem ewentualnej kary administracyjnej przez organy również sam pracownik może zainicjować postępowanie przed sądem pracy. W związku z koniecznością dopłaty brakującej części wynagrodzenia przewoźnik narazi się na duży, jednorazowy wydatek, a także poniesienia kosztów sądowych i ewentualnych kosztów pomocy prawnej.
Kontrola naruszeń czasu pracy kierowców
Kolejnym aspektem braku prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców, o którym należy wspomnieć jest brak świadomości popełnianych przez kierowców naruszeń i brak możliwości bieżącego reagowania na powtarzające się naruszenia.
Za każde naruszenie czasu pracy sklasyfikowane w Załączniku nr 3 do Ustawy o transporcie drogowym, a popełnione przez kierowcę może zostać na przewoźnika nałożona kara pieniężna. Brak kontroli takich naruszeń i podejmowania odpowiednich kroków prewencyjnych w stosunku do pracowników może spowodować nie tylko nałożenie wysokich kar, ale także w przypadku poważniejszych naruszeń – wszczęcie postepowania w zakresie kontroli dobrej reputacji przewoźnika. W wyniku takiego postępowania organ może zadecydować o odebraniu przewoźnikowi licencji transportowej.
Jak uniknąć negatywnych konsekwencji nieprawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców?
Skuteczne i prawidłowe – tj. zgodne z przepisami prawa polskiego i prawa unijnego – rozliczanie czasu pracy pozwoli m.in. na:
– uniknięcie wysokich kar,
– bieżącą kontrolę i zapobieganie naruszeniom,
– wykrywanie błędów kierowców w operowaniu tachografem,
– oszczędności wynikające z ograniczenia liczby nadgodzin i dyżurów,
– efektywne zarządzanie czasem pracy kierowców,
– bezpieczne prowadzenie działalności transportowej.
Podsumowanie
Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców to kluczowy obowiązek każdego przewoźnika, który bezpośrednio wpływa na bezpieczeństwo prawne i finansowe firmy transportowej. Brak ewidencji, błędne rozliczenia czy ignorowanie naruszeń mogą prowadzić do wysokich kar, sporów z pracownikami, a nawet utraty licencji transportowej.
Dzięki wdrożeniu odpowiednich procedur i narzędzi, a także współpracy z ekspertami w zakresie rozliczania czasu pracy, możesz skutecznie kontrolować czas pracy swoich kierowców, uniknąć kosztownych błędów i skupić się na rozwoju swojej działalności. Pamiętaj, że inwestycja w profesjonalne wsparcie to nie tylko ochrona przed ryzykiem, ale także realna oszczędność czasu i pieniędzy.
Karolina Butryn – Tatus
Kancelaria Transportowa KOBEN
Artykuły eksperckie: https://koben.pl/baza-wiedzy/artykuly-eksperckie/negatywne-konsekwencje-nieprawidlowego-rozliczania-czasu-pracy-kierowcow/
