Zarządzanie flotą pojazdów to zadanie, które wymaga dobrej organizacji pracy, precyzji, ale nierzadko również szybkości w działaniu, aby odpowiednio reagować na nagłe sytuacje. Nie pomaga w tym również natłok codziennych obowiązków i biurokracja. Na szczęście wiele czynności można znacznie uprościć dzięki odpowiednim narzędziom.
Oczywiście, już teraz większość managerów floty korzysta z podstawowych programów czy chociażby arkuszy kalkulacyjnych, aby ewidencjonować stan pojazdów, ale można pójść jeszcze o krok dalej.
Nowoczesne rozwiązania, które pozwalają nie tylko przechowywać wszelkie niezbędne informacje w jednym miejscu, ale także generować na ich podstawie raporty czy pilnować terminarza, to możliwość efektywniejszej pracy w dynamicznie zmieniających się warunkach.
A gdzie w tym wszystkim są oszczędności?
Zarządzanie flotą pojazdów a oszczędności czasowe
Zarządzanie flotą pojazdów czasami przypomina nieustanne gaszenie pożarów, gdzie trzeba reagować „tu i teraz”. Takie podejście rodzi jednak ryzyko wpadek – od przeoczenia terminu przeglądu, aż po dopłaty za nadmiarowy przebieg. Dodajmy do tego czasochłonną dokumentację, która – chociaż konieczna – może pochłonąć większą część codziennej pracy.
Może, ale nie musi, ponieważ z odpowiednim programem zaczniesz zarządzać flotą pojazdów w bardziej usystematyzowany i strategiczny sposób!
Jakie są możliwości takiego programu? Oczywiście, wszystko zależy od wybranego oprogramowania, bo różne oferty na rynku oferują trochę inne funkcjonalności. Nasze narzędzie pozwala m.in.:
- pilnować terminów – przypomina o przeglądach, OC czy kończących się umowach leasingowych,
- rotować pojazdy pomiędzy kierowcami – np. przekazywać samochody z wyższym przebiegiem kierowcom, którzy jeżdżą mniej lub wykonują krótsze trasy,
- zautomatyzować i uprościć tworzenie dokumentów – dzięki czemu nie tylko unikniesz błędów, ale również zyskasz więcej czasu na inne zadania,
- przekazać część zadań innym osobom – np. kierowcom, którzy samodzielnie mogą tworzyć protokoły,
- generować raporty – zarządzanie flotą to także przekazywanie sprawozdań, np. zarządowi, a mając wszystkie dane w jednym miejscu, możesz je łatwiej ze sobą zestawiać.
Dodatkowo, elektroniczne podpisy, możliwość wysyłania powiadomień na e-maila czy tworzenie własnych notatek – a to wszystko z poziomu aplikacji na smartfona. Nie jesteś więc przywiązany do swojego biurka.
Oszczędności czasowe, które same w sobie mogą przekładać się również na oszczędności finansowe, to jedno. Równie ważne są jednak realnie zaoszczędzone pieniądze. I dobre oprogramowanie do zarządzania flotą też je zapewnia.
Zarządzania flotą pojazdów a oszczędności finansowe
Każdy przypadek przegapienia terminu OC czy przeglądu technicznego może oznaczać dodatkowe koszty czy kary finansowe. Są to jednak hipotetyczne oszczędności, które mogą, ale nie muszą się pojawić. Jednak inwestycja w program do zarządzania flotą ma także realne przełożenie na budżet, co odczujesz prawie natychmiast.
Przykładem jest chociażby łatwiejsze dochodzenie roszczeń w przypadku ewentualnych szkód. Gdy kierowca odbiera pojazd, to w aplikacji zaznaczasz jego stan techniczny, dodajesz zdjęcia i uwagi. Jeśli dojdzie kolizji możesz łatwo sprawdzić, kto był odpowiedzialny za dany samochód w tamtym czasie.
Inną oszczędnością, chociaż prozaiczną na pierwszy rzut oka, ale przecież całkowicie realną, jest ograniczenie zużycia papieru i artykułów biurowych, a nawet rezygnacja z wynajmu pomieszczeń przeznaczonych na archiwa. To stałe i cykliczne koszty, z których można łatwo zrezygnować, decydując się na nowocześniejsze narzędzia do zarządzania flotą.
I wreszcie ostatnia kwestia, czyli uwolnienie roboczogodzin swoich pracowników. Z naszego doświadczenia wynika, że samo przejście na system e-protokołów, czyli przekazanie pojazdu przez aplikację zamiast papierowo, to godzina oszczędzonego czasu. Czasu, który Ty lub Twoi pracownicy możecie wykorzystać na realizację innych zadań.
Czas to pieniądz – zyskaj jedno i drugie dzięki narzędziom do zarządzania flotą pojazdów
Papier wszystko przyjmie, ale dopiero praktyka pozwala sprawdzić, jak dane narzędzia do zarządzania flotą pojazdów sprawdzają się w rzeczywistości – w zestawieniu z Twoimi indywidualnymi potrzebami, wymaganiami czy specyfiką danej firmy.
Dlatego też w Navifleet.pl oferujemy możliwość 60-dniowego, bezpłatnego i niezobowiązującego testowania naszego oprogramowania z dostępem do wszystkich jego funkcji. Taki okres pozwala nie tylko zapoznać się z mechanizmami systemu, ale również zobaczyć, w jaki sposób usprawnia on pracę na co dzień.
Czy nie najlepszy sposób na oszczędzanie czasu i pieniędzy? Warto spróbować – Twój czas i budżet na pewno na tym zyskają.
