Bieżąca kontrola przesyłek, oszczędność czasu i bezpieczeństwo danych to kilka z wielu zalet, jakie daje e-CMR, czyli elektroniczny list przewozowy. Na upowszechnienie systemu na skalę europejską musimy poczekać do 2024 roku, ale już teraz warto poznać jego mocne strony.
Elektroniczne listy przewozowe umożliwiają śledzenie i monitorowanie przesyłek w czasie rzeczywistym. Dzięki temu, strony zaangażowane w proces transportu zyskują dostęp do aktualnych informacji o lokalizacji, statusie i stanie towarów, poprawiając widoczność i umożliwiając lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw. System elektroniczny to też oszczędność czasu i ułatwienie we wprowadzaniu danych. To z kolei obniża koszty – elektroniczny CMR eliminuje potrzebę drukowania, przechowywania i transportu dokumentów papierowych. Zmniejsza to wydatki związane z papierem, tuszem, opłatami pocztowymi i fizyczną przestrzenią magazynową.
Korzystanie z elektronicznych listów przewozowych zmniejsza też ryzyko pojawienia się nieścisłości w dokumentach, o które nietrudno w przypadku ręcznego wprowadzania danych. Systemy e-CMR pomagają minimalizować błędy dzięki automatyzacji procesów przechwytywania i walidacji danych.
– Z perspektywy przewoźników, wprowadzenie e-CMR może przyczynić się do likwidacji kar umownych z tytułu niedostarczenia w terminie dokumentów przewozowych – uważa Maurycy Kieruj, prawnik w TC Kancelarii Prawnej. – Takie zapisy znajdują się obecnie w większości zleceń przewozowych i są potencjalnie łatwym argumentem dla nadawców do umniejszenia frachtu przewoźnika. Elektroniczny obieg dokumentów powinien wyeliminować te praktyki, bo pozwala dostarczyć je do odbiorcy tuż po wypełnieniu.
Europejski system e-CMR coraz bliżej
Choć wiele europejskich krajów przyjęło protokół do Konwencji CMR, umożliwiający stosowanie e-CMR, nadal nie mamy jednolitej, unijnej platformy do takich działań. Tę rolę docelowo przejmie platforma e-FTI, jednak prace nad jej powstaniem mają się zakończyć dopiero w 2024 roku. Do tego czasu przewoźnicy są zdani na rozwiązania komercyjne, które już się pojawiają. W Polsce bazą do stworzenia go mógłby być system do monitorowania obrotu odpadami, który pozwala dokumentować i śledzić ich transport drogą elektroniczną.
Jak prawidłowo wypełnić CMR?
Niezależnie od tego, jaką formę – cyfrową lub papierową – będzie mieć list przewozowy, przygotowanie tego dokumentu w prawidłowy sposób może być wyzwaniem. Tworząc go, warto pamiętać o kwestiach takich jak:
• Dokładne wprowadzanie danych – w liście przewozowym muszą znaleźć się wszystkie koniecznie informacje. Mowa o szczegółach dotyczących nadawcy, odbiorcy, rodzaju towarów, ilości, opakowania oraz wszelkich specjalnych instrukcji lub wymagań.
• Podpisy: w listach papierowych problemem są nieczytelne podpisy lub ich brak. Niektóre systemy e-CMR wymagają użycia podpisów cyfrowych w celu uwierzytelnienia dokumentu. Warunkiem zapewnienia ważności i prawnej akceptacji e-CMR jest rozumienie i przestrzeganie określonych wymogów dotyczących podpisów cyfrowych.
• Zgodność z przepisami – różne kraje mogą mieć specyficzne przepisy i wymagania dotyczące korzystania z e-CMR. Dopiero ujednolicenie procesów na poziomie europejskim pozwoli na użytkowanie usługi bez obawy o odmienną interpretację np. organów kontrolnych w innym kraju.
Pułapki listów przewozowych
Błędne wypełnienie dokumentu CMR pociąga za sobą szereg problemów. Nieprawidłowe lub niekompletne informacje w CMR mogą prowadzić do sporów prawnych, zwłaszcza jeśli wpływają na prawa i obowiązki zaangażowanych stron. Błędy w dokumentach przewozowych mają również wpływ na zakłócenia w operacjach logistycznych, takie jak opóźnienia w transporcie, nieprawidłowa dostawa towarów lub trudności w rozwiązywaniu reklamacji przewozowych. To z kolei naraża przewoźnika na koszty z tytułu kar umownych czy grzywny, którą nałożyć mogą też organy kontrolne, jeśli wykryją nieprawidłowości w dokumentacji.
Maurycy Kieruj przypuszcza, że wprowadzenie elektronicznych listów przewozowych powinno rozwiązać przynajmniej część z tych problemów:
– Takie dokumenty z założenia będą chociażby bardziej czytelne, mniej podatne na uszkodzenie, zaginięcie czy podrobienie. Powinny też przyczynić się do optymalizacji procesów obiegu całości dokumentacji przewozowej.
