W branży transportu drogowego nic nie pozostaje na długo w cieniu. Każdy dzień to ciąg decyzji operacyjnych, setki przejechanych kilometrów i odpowiedzialność za ludzi, pojazdy, dokumenty. W tym dynamicznym środowisku łatwo o uchybienia – nie zawsze zawinione, ale często kosztowne. I właśnie wtedy w drzwiach pojawia się kontrola ITD albo PIP.
Nie pytają, czy masz czas. Pytają o dokumenty. I nie wystarczy pokazać segregator – one muszą być zgodne z przepisami, spójne i kompletne. W tym artykule pokazujemy, dlaczego warto działać prewencyjnie, co najczęściej jest źródłem problemów, a także jak może pomóc stała opieka prawna.
ITD i PIP. Kontrola legalności
Kontrola ITD albo PIP to kontrola legalności działania przedsiębiorstwa transportowego. Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) kontroluje m.in. czasy prowadzenia pojazdu, czasy odpoczynku, zgodność z ustawą o transporcie drogowym oraz dokumentację transportową i tachografy. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) weryfikuje legalność zatrudnienia, przestrzeganie prawa pracy, zasad BHP oraz prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzeń.
Nie chodzi jednak o to, kto przyjdzie pierwszy, obie instytucje mogą działać równolegle i niezależnie. Pojawienie się jednej nie wyklucza wizyty drugiej. Co więcej, to właśnie rozdzielność ich kompetencji powoduje, że wielu przewoźników popełnia błędy. Bo to, co poprawne z punktu widzenia ITD, może być błędne w oczach inspektora PIP.
Dokumentacja – słaba strona wielu firm
W praktyce wielokrotnie spotyka się sytuacje, w których przedsiębiorcy są przekonani, że ich dokumentacja jest kompletna. Niestety, już pobieżna analiza wykazywała istotne braki: nieprawidłowo prowadzoną ewidencję czasu pracy kierowców, niezgodne z przepisami umowy o pracę, brak zapisów o czasie pracy kierowców lub nieprawidłowe rozliczenia podróży służbowych. Najczęstszym błędem pozostaje brak rozróżnienia pomiędzy czasem prowadzenia pojazdu, który monitoruje ITD, a czasem pracy w rozumieniu prawa pracy, który podlega ocenie PIP.
To nie tylko problem formalny. Dla inspektora każda rozbieżność to potencjalne wykroczenie. A dla przewoźnika źródło odpowiedzialności finansowej i administracyjnej. Na przykład brak jednoznacznych zapisów o systemie czasu pracy w regulaminie pracy, może skutkować koniecznością wyliczenia i wypłaty dodatków za cały okres nieprzedawniony czyli 36 miesięcy.
Reakcja czy prewencja?
Zamiast naprawiać sytuację pod presją czasu i decyzji administracyjnej, warto działać wcześniej. Dobrze skonstruowana umowa o pracę, uzupełniona o regulamin pracy i wynagradzania oraz jasno określone zasady delegowania kierowców, to fundament bezpieczeństwa.
Podobnie jak prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy: spójna z zapisami kart kierowców i tachografów, uwzględniająca inną pracę, dyżury, odpoczynki i wszystkie dodatkowe informacje mające wpływ na wartość wynagrodzenia.
Odwołania i działania naprawcze
Jeżeli mimo wszystko inspektor wyda decyzję administracyjną nakładającą sankcje, kluczowe staje się prawidłowe odwołanie. Tu nie ma miejsca na gotowce – każda sprawa wymaga indywidualnej analizy. Wykwalifikowana kancelaria prawna przygotowuje odwołania oparte na orzecznictwie, wyjaśnienia faktyczne i prawne oraz będzie reprezentować klienta w postępowaniu odwoławczym.
Wielu klientów może potrzebować działań naprawczych: nowej dokumentacji, szkolenia kadry i procedur zarządzania czasem pracy. Bo zakończona kontrola to nie tylko przetrwanie, to impuls do zmiany na lepsze.
Podsumowanie
Kontrola ITD albo PIP to test odporności dla każdej firmy transportowej. Przepisy są skomplikowane, praktyka organów wymagająca, a rzeczywistość codziennych zleceń nieubłagana. Warto działać z wyprzedzeniem, mieć wsparcie doświadczonego zespołu prawników i wdrożoną dokumentację zgodną z wymogami prawa.
Bartłomiej Muc
Kancelaria Transportowa KOBEN
Artykuły eksperckie: https://koben.pl/baza-wiedzy/artykuly-eksperckie/kontrola-itd-albo-pip/
