Outsourcing windykacji to nic innego jak zlecanie windykacji firmom zewnętrznym. W Polsce to leasing pozostaje jednym z filarów finansowania działalności firm. Komisja Europejska podaje, że korzysta z niego 66% małych i średnich przedsiębiorstw. Niestety jego specyfika niesie ze sobą istotne ryzyko.
Opóźnienia w spłacie rat leasingowych mogą wynikać z przejściowych trudności finansowych klienta, pogorszenia koniunktury w jego branży lub celowego unikania odpowiedzialności. Zdarzają się sytuacje, w których status przedmiotu leasingu jest nieznany. Pojazd lub urządzenie zostaje ukryte, wywiezione za granicę albo wykorzystywane niezgodnie z warunkami umowy. W takich przypadkach odzyskanie należności i sprzętu wymaga nie tylko determinacji, ale również doświadczenia, odpowiedniego zaplecza logistycznego oraz wsparcia prawnego.
– Skala zjawiska jest znacząca. Na początku 2024 roku zaległości polskich firm wobec leasingodawców przekroczyły 1,06 mld zł – wynika z danych Krajowego Rejestru Długów. Średnie zadłużenie jednej firmy sięgało 91 000 zł. Problemy te nie ograniczają się do granic kraju – jeśli przedmiot leasingu trafia poza Polskę, cały proces windykacyjny staje się bardziej złożony. Konieczna jest wówczas współpraca z lokalnymi partnerami i instytucjami, co znacząco podnosi koszty i wydłuża czas działania – mówi Dariusz Łupiński, Strategic Accounts Director w Intrum.
Outsourcing windykacji skuteczniejszy niż działanie na własną rękę
Wiele firm leasingowych próbuje rozwiązywać problem we własnym zakresie. Utrzymywanie wewnętrznych struktur windykacyjnych wiąże się jednak z inwestycjami. To konieczność zatrudnienia specjalistów, wdrażania systemów IT, ciągłego szkolenia pracowników oraz zapewnienia wsparcia prawnego. To wszystko generuje koszty, które często są trudne do oszacowania na etapie planowania budżetu.
Dariusz Łupiński wyjaśnia że każda opóźniona płatność oznacza zamrożony kapitał. Pieniądze, które mogłyby zostać zainwestowane w rozwój, są uwięzione w niezapłaconych fakturach. Z raportu Intrum European Payment Report 2025 wynika, że polskie firmy poświęcają średnio 9,5 godziny tygodniowo – czyli 64 dni robocze rocznie – na monitoring należności i kontakt z kontrahentami. Mimo to 11,5% przychodów jest regulowane z opóźnieniem, a średni czas oczekiwania na płatność w relacjach B2B sięga aż 62 dni. To realny ciężar – nie tylko dla planów inwestycyjnych, z których co czwarta firma musi rezygnować, ale również dla bieżącej działalności. Przeciągające się zaległości zaburzają płynność finansową, utrudniają terminowe regulowanie własnych zobowiązań. W skrajnych przypadkach mogą nawet zagrozić ciągłości operacyjnej.
Więcej niż telefon do dłużnika
Współpraca z firmą specjalizującą się w zarządzaniu należnościami polega na przekazaniu zewnętrznemu partnerowi całości lub wybranych etapów procesu odzyskiwania należności. Dla firm leasingowych to szansa na współpracę z organizacją, która dysponuje odpowiednimi kompetencjami, zasobami i doświadczeniem, by skutecznie zarządzać ryzykiem kredytowym. Zakres wsparcia może obejmować zarówno miękki monitoring i negocjacje, jak i działania terenowe czy postępowania sądowe.
Dariusz Łupiński uczula, że windykacja należności leasingowych to proces wieloetapowy, wymagający szczególnej precyzji. W praktyce, poza standardowym monitowaniem płatności, często pojawia się konieczność odzyskania samego przedmiotu leasingu. Ten zaś może znajdować się w różnych lokalizacjach — także poza granicami kraju. Takie sytuacje generują dodatkowe wyzwania logistyczne, prawne oraz operacyjne. Współpraca z wyspecjalizowanymi partnerami zewnętrznymi pozwala na wykorzystanie ich doświadczenia. To możliwość użycia ich zasobów w zakresie działań terenowych oraz prowadzenia spraw sądowych i egzekucyjnych. Outsourcing windykacji umożliwia nie tylko szybsze odzyskanie zaległych płatności. Daje także szansę na minimalizację kosztów związanych z utrzymaniem własnego zespołu windykacyjnego oraz obsługą skomplikowanych przypadków. Dzięki temu firma może skoncentrować się na rozwoju biznesu i obsłudze klientów. Zarządzanie ryzykiem pozostawia finansowym profesjonalistom. Z punktu widzenia leasingodawcy, kluczowa jest też elastyczność współpracy. Chodzi o możliwość dopasowania zakresu usług windykacyjnych do specyfiki danego kontraktu lub rodzaju zaległości.
Profesjonalne firmy windykacyjne nie ograniczają się do kontaktów z zadłużonymi podmiotami. Prowadzą rozmowy ugodowe, opracowują harmonogramy spłat, a w razie potrzeby organizują odzyskanie przedmiotu leasingu – niezależnie od jego lokalizacji. W przypadku branż takich jak fotowoltaika oznacza to również demontaż, transport i magazynowanie kosztownego sprzętu. Każdy z tych etapów wymaga nie tylko specjalistycznej wiedzy, ale też odpowiedniego zaplecza technicznego – szczególnie transport, który musi uwzględniać konieczność zabezpieczenia urządzeń o wysokiej wartości, wrażliwych na uszkodzenia czy warunki atmosferyczne.
Mniejsze ryzyko, lepszy efekt
Decyzja o powierzeniu procesu windykacji zewnętrznemu partnerowi przekłada się bezpośrednio na poprawę płynności finansowej. Należności są odzyskiwane szybciej, co wzmacnia stabilność operacyjną firmy. Wewnętrzne struktury mogą skoncentrować się na podstawowej działalności, bez konieczności przejmowania funkcji windykatora.
Jednocześnie zwiększa się skuteczność samych działań. Zewnętrzni eksperci działają w oparciu o sprawdzone procedury, odpowiednie narzędzia i doświadczenie w pracy z różnymi profilami dłużników. Co równie istotne, outsourcing pozwala zachować profesjonalne relacje z klientami. Firma leasingowa nie musi pełnić roli egzekutora, co zmniejsza ryzyko utraty kontrahenta.
Dariusz Łupiński mówi, że w obliczu rosnącego poziomu ryzyka coraz więcej firm aktualizuje warunki współpracy z kontrahentami. Wprowadza zapisy zwiększające bezpieczeństwo transakcji. Z danych Intrum wynika, że już 61% przedsiębiorstw w Polsce korzysta z możliwości naliczania rekompensaty 40 euro za opóźnienia w płatnościach, wynikającej z unijnej dyrektywy. W tym kontekście powierzenie obsługi należności wyspecjalizowanemu partnerowi staje się naturalnym elementem strategii. Umożliwia firmom koncentrację na rozwoju, przy jednoczesnej ochronie ich interesów finansowych.
Outsourcing windykacji leasingowej to nie tylko wygoda operacyjna czy oszczędność zasobów. To świadoma decyzja strategiczna, która zwiększa efektywność organizacji, wspiera jej płynność finansową i ułatwia długofalowe zarządzanie ryzykiem. W świecie, w którym coraz trudniej o terminowe płatności, pytanie nie brzmi już: czy warto zlecać windykację na zewnątrz? Dziś kluczowe staje się inne: czy możemy sobie pozwolić, by tego nie robić?
