Są różne sposoby skutecznego upominania się o zaległe płatności. Dwa najczęściej stosowane rozwiązania to nota na 40/70/100 euro oraz nota za koszty odzyskiwania należności. W obydwu mechanizmach chodzi o ochronę interesów wierzyciela. Różnią się jednak zakresem i sposobem naliczania.
Podstawą prawną w Polsce do wystawienia noty ryczałtowej jest ustawa z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Przepisy te przyznają wierzycielowi prawo do zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, bez konieczności wykazywania ich wysokości.
Ryczałtowa rekompensata – nota na 40/70/100 euro
Kluczową przesłanką do wystawienia noty ryczałtowej jest samo przekroczenie terminu płatności faktury. Wierzyciel może więc naliczyć rekompensatę już od dnia następującego po terminie zapłaty, niezależnie od tego, czy podjął jakiekolwiek działania windykacyjne.
„Wysokość rekompensaty w Polsce uzależniona jest od wartości należności głównej. Wynosi 40 euro dla należności do 5 000 zł, 70 euro dla należności 5000 do 50 000 zł oraz 100 euro dla należności przekraczających 50 000 zł. Prawo do rekompensaty przysługuje wobec każdego dłużnika mającego siedzibę na terenie Unii Europejskiej. W przypadku dłużników zagranicznych wysokość rekompensaty jest stała i wynosi 40 euro. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju siedziby dłużnika” – wyjaśnia Jacek Dżumak, ekspert ds. windykacji w Pactus.eu.
Nota ryczałtowa może być wystawiona automatycznie po upływie terminu płatności i stanowi prosty sposób na zrekompensowanie podstawowych kosztów związanych z dochodzeniem należności.
Nota za koszty odzyskiwania należności
W sytuacjach, gdy rzeczywiste koszty odzyskiwania należności przekraczają kwotę ryczałtu, wierzyciel ma prawo dochodzić ich zwrotu w pełnej wysokości. W takim przypadku wysokość kosztów nie zależy już wyłącznie od wartości należności głównej. Przede wszystkim zależy od stopnia skomplikowania sprawy, nakładu pracy włożonego w proces windykacji czy postawy samego dłużnika.
Ekspert z Pactus.eu wskazuje, że w przypadku trudnych do odzyskania wierzytelności ryczałtowa rekompensata może nie odzwierciedlać faktycznych nakładów ponoszonych w związku z odzyskaniem należności. W takich sytuacjach zasadna może być nota obejmująca dodatkowe koszty windykacyjne.
W praktyce, podstawą rozliczenia takich kosztów może być faktura prowizyjna wystawiona za skutecznie przeprowadzone działania windykacyjne. Taki dokument potwierdza, że wierzyciel poniósł konkretne wydatki w związku z dochodzeniem należności.
Na czym polegają różnice?
Nota ryczałtowa jest prostym narzędziem – nie wymaga załączników ani dodatkowych dokumentów. Wystarczy wskazać podstawę prawną, kwotę rekompensaty oraz dane stron.
W przypadku noty za koszty odzyskiwania należności, rekomendowane jest oparcie rozliczenia o dokument księgowy, np. fakturę za przeprowadzone czynności windykacyjne. Pozwala to w sposób przejrzysty wykazać zasadność poniesionych kosztów.
Kiedy stosować poszczególne rozwiązania?
Dobór odpowiedniego narzędzia zależy od skali należności i zakresu podjętych działań. Jacek Dżumak podpowiada, że przy niewielkich opóźnieniach w płatnościach nota na 40 euro zwykle spełnia swoją funkcję – jest prosta, szybka i skuteczna. W przypadku należności, gdy proces odzyskiwania wymaga większego zaangażowania, uzasadnione może być wystawienie noty za dodatkowe koszty windykacji.
Skłaniać do terminowych płatności
Nota na 40/70/100 euro i nota za koszty odzyskiwania należności to komplementarne narzędzia, które wspierają przedsiębiorców w dochodzeniu swoich praw. Pierwsza stanowi uproszczoną formę rekompensaty należną już po przekroczeniu terminu płatności faktury. Druga umożliwia rozliczenie wszystkich poniesionych kosztów przy trudnych do odzyskania należnościach, gdy ryczałt nie pokrywa rzeczywistych wydatków.
Obie mają wymiar nie tylko rekompensacyjny, lecz także prewencyjny. Ich stosowanie pokazuje, że przedsiębiorca dba o dyscyplinę płatniczą i traktuje terminowość rozliczeń jako element rzetelnej współpracy. To nie tylko element efektywnego zarządzania należnościami, ale także ważny krok w budowaniu kultury terminowych płatności w obrocie gospodarczym.
„Przedsiębiorcy, którzy konsekwentnie egzekwują należności, częściej obserwują poprawę terminowości wśród kontrahentów”
– podsumowuje Jacek Dżumak z Pactus.eu
