Opóźnione płatności często wpisują się w relacje pomiędzy przedsiębiorstwami. Jednak ich konsekwencje coraz częściej wykraczają poza pojedyncze rozliczenia. Sane Intrum European Payment Report 2025 pokazują, że nieterminowe płatności ograniczyły możliwości inwestowania w rozwój.
Często nieopłacona faktura oznacza więc nie tylko chwilowy brak środków. To także konieczność podejmowania działań zmierzających do odzyskania środków. Ich nieodpowiedni, nieprofesjonalny czy emocjonalny sposób komunikacji mogą negatywnie wpłynąć na dalsze relacje z kontrahentami. Kluczowe znaczenie ma nie tylko podjęcie działań windykacyjnych, ale także ich właściwa realizacja. Tu z pomocą przychodzi windykacja polubowna.
Moment przekroczenia terminu płatności nie zawsze oznacza brak zdolności lub woli zapłaty. Pierwsze opóźnienia często wynikają z przyczyn operacyjnych. Na tym etapie wiele spraw można jeszcze wyjaśnić bez eskalowania sytuacji do poziomu sporu.
– W wielu firmach działania podejmowane po terminie płatności mają charakter rozproszony. Przypomnienia wysyłane są nieregularnie, odpowiedzialność za kontakt z klientem bywa niejasna. Przez to wydłuża się czas odzyskania należności, a zarządzający tracą pełny obraz ryzyka w portfelu należności – wyjaśnia ekspertka, Anna Hyżyk.
Im dłużej faktura pozostaje nieopłacona, tym trudniej odzyskać kontrolę nad procesem. Brak spójnej komunikacji ogranicza możliwość diagnozy przyczyn opóźnienia i zawęża dostępne scenariusze dalszego postępowania. To właśnie w tym momencie działania incydentalne przestają być wystarczające, a niezbędne staje się wdrożenie spójnego procesu kontaktu z kontrahentem, który porządkuje komunikację i ułatwia podejmowanie kolejnych decyzji.
Sąd jako pierwszy krok?
W wielu firmach brak uporządkowanego procesu windykacji polubownej sprawia, że po pierwszych opóźnieniach odruchem jest skierowanie sprawy na drogę sądową. Postępowanie prawne porządkuje sytuację formalnie i może zakończyć się uzyskaniem tytułu wykonawczego. Jednak w relacjach B2B oznacza to wejście w otwarty konflikt. Skierowanie sprawy do sądu prowadzi do trwałego zerwania współpracy i zamyka drogę do rozliczeń w oparciu o porozumienie stron. Z tego powodu jest to rozwiązanie ostateczne.
Złożenie pozwu o zapłatę wiąże się z też koniecznością uiszczenia opłaty sądowej. Zarządczo postępowanie sądowe rozwiązuje problem formalny, lecz nie odpowiada na bieżące potrzeby firmy. Kapitał, który mógłby wspierać działalność pozostaje związany ze sporem prawnym. Natomiast koszty obsługi rosną wraz z czasem jego trwania. Z tego powodu sąd powinien być traktowany jako etap ostateczny, a nie pierwsza reakcja na opóźnienia w płatnościach.
Czy uda się bez eskalacji?
Działania polubowne opierają się na uporządkowanym i konsekwentnym kontakcie z kontrahentem po przekroczeniu terminu płatności. Ich celem jest ustalenie przyczyny opóźnienia oraz sprawdzenie, czy możliwe jest wypracowanie scenariusza spłaty bez eskalowania sprawy. Oznacza to nie tylko przypomnienie o zaległej fakturze, lecz także zebranie informacji pozwalających ocenić sytuację po stronie dłużnika i ryzyko dalszego narastania zaległości.
Skuteczna windykacja polubowna ma charakter procesowy. Obejmuje przypisanie odpowiedzialności za kontakt, komunikację oraz dokumentowanie ustaleń między stronami. Kluczowe znaczenie ma sposób prowadzenia rozmów. Zbyt szybkie wezwania lub formalny ton mogą pogorszyć relację i zamknąć przestrzeń do porozumienia.
– Wiele firm prowadzi działania polubowne w modelu hybrydowym. Pozwala to zachować kontrolę nad relacją handlową, a jednocześnie uporządkować proces i przygotować się na ewentualne dalsze kroki, jeśli ustalenia nie będą realizowane. Dobrze przeprowadzona windykacja polubowna porządkuje sytuację jeszcze przed wejściem na ścieżkę formalną, co ma znaczenie również z perspektywy późniejszych decyzji prawnych – komentuje Anna Hyżyk, ekspertka Intrum.
Windykacja polubowna jest skuteczna, dopóki możliwy jest dialog i dobrowolne ustalenie spłaty. Jeśli jednak próby kontaktu nie przynoszą efektu, kontrahent nie realizuje ustaleń , dalsze opóźnianie decyzji zwiększa ryzyko utraty należności. W takich przypadkach firma musi ocenić granicę efektywności działań polubownych i przygotować się do formalnych kroków.
Płynność pod lupą
Znaczenie tego podejścia potwierdzają dane Intrum European Payment Report 2025. Średni czas oczekiwania na płatność w relacjach B2B w Polsce wynosi obecnie 62 dni. Natomiast w przypadku dużych przedsiębiorstw sięga 66 dni. Każdy kolejny dzień opóźnienia oznacza kapitał wyłączony z bieżącego obrotu. Uporządkowany proces polubowny skraca czas spływu należności i pozwala zespołom finansowym oraz handlowym skupić się na kluczowych zadaniach operacyjnych.
Dzięki systematycznemu podejściu firmy mogą nie tylko odzyskać środki szybciej, lecz także minimalizować ryzyko konfliktów i utraty kontrahentów. Polubowna windykacja staje się narzędziem strategicznym, pozwalającym elastycznie reagować na opóźnienia i dopasowywać działania do konkretnej sytuacji finansowej dłużnika, jednoczenie utrzymując stabilność operacyjną i relacyjną.
