Obowiązkowy KseF to dla branży TSL nie tylko inny sposób wystawiania faktur. Firmy logistyczne będą musiały weryfikować kontrahentów, zmienić organizację obiegu dokumentów i dostosować procesy operacyjne. Doradca podatkowy Monika Piątkowska wyjaśnia, na co szczególnie powinni przygotować się menedżerowie i właściciele firm transportowych.
Branża transportu, spedycji i logistyki charakteryzuje się rozproszonym łańcuchem kontrahentów – w tym wieloma współpracującymi firmami zagranicznymi. To sprawia, że wdrożenie KSeF będzie tu szczególnie wymagające.
– Choć KSeF opiera się na jednolitych zasadach, jego działanie w praktyce wygląda inaczej w każdej branży. Firmy logistyczne funkcjonują w wyjątkowo złożonych ekosystemach, dlatego skala zmian będzie tu znacznie większa – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl.
Weryfikacja kontrahentów nowym zadaniem dla działów księgowych i operacyjnych
W transporcie i spedycji współpraca z zagranicą jest normą, a to oznacza dodatkowe obowiązki. Podmioty zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie podlegają KSeF.
– Przedsiębiorcy będą musieli każdorazowo sprawdzać, czy dany kontrahent korzysta z KSeF. Od tego zależy sposób wystawienia, przekazania i otrzymania faktury, a błędna kwalifikacja może sparaliżować obieg dokumentów – podkreśla Monika Piątkowska.
To szczególnie ważne w firmach, które obsługują codziennie setki zleceń, przewozów i podwykonawców – zarówno krajowych, jak i zagranicznych.
Brak załączników w KseF to dłuższa weryfikacja
Dla branży TSL załączniki – potwierdzenia przewozu, listy przewozowe, dokumenty magazynowe, raporty GPS – są najczęściej dodawane do faktury. Tymczasem KSeF ich nie obsługuje. To spore utrudnienie, ponieważ dokumenty dołączane do faktury dostarczymy odtąd w inny sposób. Następnie łącznie już z fakturą będziemy musieli wszystko zweryfikować pod kątem prawidłowości.
–Faktura trafiająca do KSeF będzie oddzielona od całej dokumentacji towarzyszącej, która musi trafić do odbiorcy innymi kanałami. A to niestety wydłuży proces weryfikacji – mówi Monika Piątkowska
Sam mechanizm wystawiania e-faktur nie jest skomplikowany, ale to skala i różnorodność działalności firm logistycznych powoduje, że wdrożenie będzie dla nich wyzwaniem. Ekspertka zauważa, że firmy z branży TSL codziennie generują i otrzymują ogromną liczbę dokumentów. To czyni ich procesy podatne na opóźnienia. Każde dodatkowe utrudnienie – jak brak załączników czy konieczność weryfikacji kontrahenta – ma realny wpływ na operacje.
Branża logistyczna musi przygotować się na reorganizację obiegu dokumentów, ścisłą kontrolę kontrahentów i dostosowanie systemów informatycznych. KSeF może przynieść większą automatyzację i uporządkowanie procesów, ale wymaga zmiany codziennej pracy wielu zespołów.
