Nadużywanie statusu „inna praca” w tachografie niesie ze sobą poważne konsekwencje prawne. Warto o tym pamiętać.
W środowisku transportu drogowego każde naruszenie przepisów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy może skutkować poważnymi konsekwencjami: zarówno organizacyjnymi, jak i prawnymi. W szczególności nadużywanie statusu „inna praca” w tachografie stało się praktyką, która, choć często niepozorna, rodzi znaczne ryzyko: od fałszowania ewidencji po odpowiedzialność karną z art. 271 Kodeksu karnego.
W niniejszym opracowaniu przedstawiamy szczegółowo: definicję i prawidłowe znaczenie statusu inna praca, najczęstsze mechanizmy jego nadużywania, skutki prawne dla przedsiębiorstw transportowych i kierowców, stanowisko organów kontrolnych (PIP i ITD) oraz rekomendacje zabezpieczające interes przewoźników.
Definicja i znaczenie statusu inna praca w tachografie
Status „inna praca” w tachografie odnosi się do wszelkich czynności wykonywanych przez kierowcę, które nie są prowadzeniem pojazdu, ale są związane z jego obowiązkami zawodowymi. Zgodnie z art. 3 lit. a) dyrektywy 2002/15/WE, obejmuje to m.in.:
– załadunek i rozładunek,
– pomoc pasażerom przy wsiadaniu i wysiadaniu,
– sprzątanie i konserwację techniczną,
– czynności administracyjne.
Rejestrowanie tych aktywności za pomocą selektora tachografu jako „inna praca” jest obowiązkiem kierowcy wynikającym z prawa UE. Niewłaściwe oznaczenie lub pominięcie tej funkcji skutkuje nieprawidłową ewidencją, co może być uznane za naruszenie przepisów.
Różnica między „inną pracą” a czasem dyspozycji
Najczęstsze nieporozumienie pojawia się na styku „innej pracy” i „czasu dyspozycji”. Obie aktywności rejestrowane są w tachografie, ale mają inne skutki prawne i rozliczeniowe.
Nadużycie statusu „inna praca” może polegać na oznaczaniu go w czasie, gdy faktycznie kierowca przebywa w stanie dyspozycji lub odpoczynku, co fałszuje ewidencję i zawyża należne świadczenia.
Przepisy prawne regulujące status „inna praca”:
🔹Prawo unijne
Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 – określa normy odpoczynku, czasu jazdy i przerw.
Rozporządzenie (UE) nr 165/2014 – reguluje użytkowanie tachografów.
Dyrektywa 2002/15/WE – zawiera definicje innej pracy, gotowości, odpoczynku.
🔹Prawo krajowe
Ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców – kluczowa dla ustalania, co zalicza się do czasu pracy.
Ustawa o transporcie drogowym – określa zasady odpowiedzialności za naruszenia rejestrowania aktywności.
Kodeks pracy – szczególnie art. 100, 114–122, 281, 52 (odpowiedzialność dyscyplinarna i cywilna).
Kodeks karny – art. 271 (poświadczenie nieprawdy), art. 303 (fałszowanie dokumentacji) – odpowiedzialność karna.
🔗 Szczegółowe analizy przepisów dostępne w sekcji Ewidencja czasu pracy kierowców.
Praktyka nadużywania statusu „inna praca”
Z perspektywy praktyki inspekcyjnej oraz doświadczenia naszych prawników najczęstsze przypadki nadużywania statusu „inna praca” obejmują:
– Rejestrowanie innej pracy w czasie faktycznego odpoczynku – np. podczas postoju na parkingu, gdy kierowca nie wykonuje żadnych czynności innej pracy.
– Rejestrowanie innej pracy w czasie oczekiwania poza stanowiskiem pracy, na załadunek lub rozładunek bez wykonywania innych zadań,
– Zawyżanie czasu pracy – poprzez sztuczne wpisywanie „innej pracy”, aby zwiększyć wymiar czasu pracy i wywołać efekt naliczania dodatków.
W praktyce te działania nie tylko zafałszowują rzeczywisty przebieg pracy, ale także narażają pracodawcę na odpowiedzialność za nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
Odpowiedzialność administracyjna, cywilna i karna przewoźnika
🔹Odpowiedzialność administracyjna
Zgodnie z art. 92a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym:
Podmiot wykonujący przewóz drogowy lub inne czynności związane z tym przewozem z naruszeniem obowiązków lub warunków przewozu drogowego podlega karze pieniężnej w wysokości od 50 złotych do 12 000 złotych za każde naruszenie.
Jeżeli kierowca wpisuje „inną pracę”, gdy faktycznie odpoczywa, to naruszenie to obciąża przedsiębiorcę, który nie sprawował należytego nadzoru.
🔹Odpowiedzialność cywilna
Na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego i art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy. Fałszywa ewidencja może stanowić podstawę:
– roszczeń pracowników o wypłatę dodatków za godziny nadliczbowe (nawet jeśli się one nie należą),
– roszczeń odszkodowawczych w przypadku kontroli zakończonej decyzją o nałożeniu kary.
Pracodawca naraża się również na utratę wiarygodności przy sporach sądowych z kierowcami.
🔹Odpowiedzialność karna
Przepis art. 303 § 1 Kodeksu karnego:
„Kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzi ją w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą (…), podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.”
Jeżeli przedsiębiorca dopuszcza się utrwalania nierzetelnych danych z tachografu – może zostać uznany za sprawcę przestępstwa.
Odpowiedzialność kierowcy – sankcje osobiste
Kierowca zawodowy ma osobisty obowiązek prawidłowej obsługi tachografu, wynikający z art. 34 rozporządzenia 165/2014. W przypadku nadużywania statusu „inna praca”, ponosi odpowiedzialność na kilku poziomach:
🔹Sankcje administracyjne
Zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o transporcie drogowym:
2000 zł – za nierejestrowanie rzeczywistych aktywności w tachografie (poz. 7.1),
od 100 do 1000 zł – za nieprawidłowe operowanie selektorem tachografu (poz. 7.3) – za każdy dzień.
🔹Odpowiedzialność karna
Art. 271 § 1 Kodeksu karnego penalizuje poświadczenie nieprawdy:
„Kto wystawia dokument, poświadczając w nim nieprawdę, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.”
Zapis tachografu jest dokumentem urzędowym w rozumieniu przepisów – jeśli kierowca świadomie wpisuje aktywność niezgodną z rzeczywistością, może zostać oskarżony o przestępstwo.
🔹Odpowiedzialność pracownicza i dyscyplinarna
Zgodnie z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy:
„Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeżeli ten ciężko naruszył podstawowe obowiązki pracownicze.”
Świadome manipulowanie tachografem jest kwalifikowane jako ciężkie naruszenie obowiązków i może skutkować natychmiastowym rozwiązaniem stosunku pracy.
🔹Odpowiedzialność materialna
Jeśli działania kierowcy doprowadziły do nałożenia kar na pracodawcę lub nienależnych wypłat, możliwe jest dochodzenie odszkodowania z tytułu winy umyślnej, zgodnie z art. 122 Kodeksu pracy.
Stanowisko organów kontrolnych
🔹Państwowa Inspekcja Pracy (PIP)
PIP od lat utrzymuje spójne stanowisko: tachograf i karta kierowcy są głównym i wiążącym źródłem informacji o czasie pracy. Jeżeli z danych wynika, że kierowca wprowadził aktywność jako „inna praca”, inspektorzy traktują ten zapis jako odzwierciedlający rzeczywistość – chyba że zostanie to skutecznie podważone przez:
– wydruki tachografu z adnotacjami o błędach,
– pisemne wyjaśnienie kierowcy co do konkretnego dnia i godziny,
– dane z systemów telematycznych i GPS.
Co istotne PIP nie akceptuje samodzielnej korekty przez pracodawcę danych z tachografu, w szczególności zamiany „innej pracy” na „odpoczynek” lub „dyspozycję”.
Próba ręcznej korekty zapisów traktowana jest jako fałszowanie dokumentacji pracowniczej, co może skutkować karą do 30 000 zł lub zawiadomieniem do prokuratury (art. 271 k.k.).
🔹Inspekcja Transportu Drogowego (ITD)
ITD koncentruje się na stronie technicznej i zgodności z rozporządzeniem 165/2014. W czasie kontroli drogowej lub przedsiębiorstwa, inspektorzy sprawdzają:
– zgodność rodzaju aktywności z rzeczywistością (porównując dane z dokumentacją przewozową),
– spójność wpisów z trasą GPS i czasem przebywania na parkingach,
– występowanie podejrzanych schematów wpisów (np. codzienne wpisy „inna praca” przez 8 godzin po trasie bez żadnego zlecenia towarowego).
Za każdą nieprawidłowość – na podstawie taryfikatora (Załącznik nr 1 do ustawy o transporcie drogowym) – przewoźnik i kierowca mogą otrzymać oddzielną karę.
Rekomendacje prawne
Aby uchronić się przed odpowiedzialnością prawną i finansową, rekomendujemy przewoźnikom wdrożenie poniższych praktyk:
🔹1. Wewnętrzne procedury rejestracji aktywności
Stwórz jasne wytyczne dla kierowców, kiedy należy stosować „inną pracę”, a kiedy „czas dyspozycji” lub „odpoczynek”. Zadbaj o ich spójność z realiami pracy i zleceń.
🔹2. Szkolenia dla kierowców
Regularnie przeprowadzaj szkolenia w zakresie:
– obsługi tachografu (również w kontekście błędów użytkownika),
– prawidłowego rozróżniania aktywności zgodnie z Kodeksem pracy i ustawą o czasie pracy kierowców,
– skutków prawnych niewłaściwego oznaczania pracy.
🔹3. Audyty ewidencji czasu pracy
Minimum raz na kwartał przeprowadzaj kontrolę danych z kart kierowców i tachografów pod kątem:
– spójności z dokumentacją przewozową,
– nietypowych schematów wpisów (stałe wpisy „inna praca” przez 10h przy braku zlecenia).
🔹4. Systemy wspierające
Zainwestuj w:
– GPS z możliwością integracji z tachografem
– systemy telematyczne z analizą stylu jazdy i aktywności,
– aplikacje mobilne do samodzielnego uzupełniania danych i raportów przez kierowców.
🔹5. Oświadczenia kierowców
Pozyskuj cyklicznie pisemne oświadczenia dotyczące dodatkowego zatrudnienia, wykonywania innej pracy poza podstawowym miejscem pracy oraz wyjaśnienia do nietypowych wpisów w tachografie.
Podsumowanie – ryzyko, którego możesz uniknąć
Nadużywanie statusu „inna praca” w tachografie nie jest już wyłącznie problemem technicznym – to zjawisko o wysokim ryzyku prawnym dla przewoźników, które może prowadzić do:
– wysokich kar finansowych,
– odpowiedzialności karnej i cywilnej,
– zwolnień pracowników i sporów sądowych,
– zakwestionowania całej ewidencji czasu pracy w razie kontroli.
Zachowanie zgodności z przepisami nie polega dziś jedynie na montażu i legalizacji tachografu – wymaga aktywnych działań prewencyjnych, edukacyjnych i kontrolnych.
Dobrze zaprojektowana strategia może uchronić firmę przed milionowymi kosztami i wizerunkowym ryzykiem.
Bartłomiej Muc
Kancelaria Transportowa KOBEN
Artykuły eksperckie: https://koben.pl/baza-wiedzy/artykuly-eksperckie/inna-praca-w-tachografie
