W branży TSL każdy dzień zwłoki w płatności, potrafi realnie zachwiać płynnością finansową firmy. Niekiedy rzetelny przewoźnik, czy spedytor może trafić na kontrahenta, który spóźnia się z przelewem lub próbuje uniknąć zapłaty. W takich sytuacjach liczy się determinacja w dochodzeniu roszczeń i to, jakie dane i dokumenty mamy w ręku.
Po pierwsze – pełne dane kontrahenta
Podstawowym krokiem jest zebranie pełnych danych kontrahenta. Ich brak potrafi zablokować działania windykacyjne. Dlatego warto upewnić się, że mamy nie tylko nazwę firmy i numer telefonu do spedytora. Ponadto formę prawną, dokładny adres siedziby, numery NIP lub VAT UE. Także wpis w KRS lub CEIDG oraz imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentacji.
Jacek Dżumak z Pactus.eu zauważa, że w praktyce często widzi sytuacje, gdzie przewoźnik posiada jedynie kontakt do pośrednika i ogólny adres e-mail. To proszenie się o kłopoty.
Po drugie – umowa na piśmie a płatności
Branża TSL lubi tempo – ustalenia telefoniczne, czy szybkie wiadomości na komunikatorze. To jednak prosta droga do problemów. Sąd nie opiera się na “wspomnieniach” stron, lecz na twardych dowodach. Każde zlecenie powinno mieć formę pisemną lub elektroniczną, podpisaną przez obie strony. Warto zachować potwierdzenia przyjęcia zlecenia i ustalone stawki. Ponadto terminy płatności, zakres usługi czy obowiązujące ogólne warunki umów.
Po trzecie – dowód wykonania usługi
Gdy już dochodzi do sporu o płatność, najlepszy jest dowód, że usługa została wykonana zgodnie z umową. Są to wszystkie listy przewozowe CMR z podpisem odbiorcy i potwierdzenia załadunku czy rozładunku. Także raporty z systemów GPS i telematyki. Ponadto zdjęcia podczas załadunku czy dostawy, a także zapisy korespondencji operacyjnej. To wszystko może być rozstrzygającym elementem w sądzie lub w procesie windykacyjnym.
Brak dokumentów przewozowych to argument wykorzystywany przez nierzetelnych kontrahentów, do podważania zasadności zapłaty. Zdarza się, że w treści zlecenia transportowego zapisany jest obowiązek dostarczenia listu przewozowego w określonym terminie. Jeśli przewoźnik nie dostarczy dokumentów na czas, niektórzy kontrahenci wykorzystują to, aby przesunąć termin zapłaty lub wręcz próbować jej uniknąć.
Po czwarte – korespondencja
E-maile, wiadomości w komunikatorach i potwierdzenia odbioru to najprostszy sposób na udowodnienie racji. Należy przechowywać je w formie, która pozwoli potwierdzić autentyczność.
Po piąte – prawidłowo wystawiona faktura
Faktura to dokument finansowy, potwierdzający prawo do zapłaty. Musi być ona wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz warunkami zlecenia. Musi zawierać prawidłowe dane płatnika: dokładną nazwę firmy, adres siedziby oraz numer NIP lub VAT UE kontrahenta.
Ponadto powinna być zgodna z ustaleniami umownymi. Wystawiona na właściwy podmiot, w odpowiedniej walucie, z prawidłowo określoną kwotą i terminem płatności. Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawność przelicznika stosowanego do kwoty przewozowego, zwłaszcza gdy umowa przewiduje rozliczenia w różnych walutach lub według stawek za kilometr czy tonaż. Błędy w przelicznikach czy niezgodność z ustalonym kursem mogą stać się podstawą do kwestionowania faktury przez kontrahenta.
