Błędy mogą kosztować firmę transportową nawet 30 000 zł. Najczęstsze to brak badań lekarskich, niekompletna ewidencja czasu pracy czy błędnie rozliczone ryczałty. Jednak nieprawidłowa dokumentacja kierowcy to nie tylko formalność – to filar bezpieczeństwa prawnego i finansowego przewoźnika. W transporcie nieprawidłowa dokumentacja kierowcy jest tematem niezwykle istotnym.
Czym jest dokumentacja pracownicza kierowcy?
Dokumentacja pracownicza zawiera akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy tj.:
Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji oraz tzw. dokumentacji pracowniczej. Podstawą prawną jest art. 94 Kodeksu pracy.
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używania własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Składają się one z pięciu części tj. A, B C, D i E. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje.
Dlaczego dokumentacja kierowcy jest szczególna?
W przypadku kierowców zawodowych zakres wymaganej dokumentacji jest znacznie szerszy niż w przypadku innych pracowników. Wynika to z charakteru ich pracy oraz szczególnych przepisów dotyczących transportu drogowego.
Różnice te wynikają ze specyfiki zawodu kierowcy oraz dodatkowych wymogów prawnych i branżowych. Oto kilka kluczowych aspektów:
- Dodatkowe dokumenty potwierdzające kwalifikacje i uprawnienia:
ważne prawo jazdy odpowiedniej kategorii (np. C+E, D), świadectwo kwalifikacji zawodowe;
aktualne orzeczenia lekarskie i psychologiczne, potwierdzające zdolność do pracy na stanowisku kierowcy; - Rozszerzona ewidencja czasu pracy:
dokumentacja kierowcy musi obejmować szczegółową ewidencję czasu pracy z podziałem na czas jazdy, dyspozycji, innej pracy i odpoczynku (na podstawie danych z tachografów, kart kierowców lub wykresówek),
w przypadku kierowców istnieje możliwość wyboru jednej z kilku dopuszczalnych form ewidencji czasu pracy, co jest rozwiązaniem charakterystycznym tylko dla tej grupy zawodowej; - Obowiązek posiadania dokumentów podczas wykonywania pracy:
standardowe dokumenty pracownicze, dokumenty przewozowe, zaświadczenia o kwalifikacjach, a w przypadku przewozów międzynarodowych – dodatkowych zezwoleń i zaświadczeń (np. A1, zgłoszenia delegowania); - Dodatkowe oświadczenia i zaświadczenia
- Specyficzne wymagania dotyczące umowy o pracę
umowa o pracę musi zawierać szczegółowe informacje dotyczące miejsca wykonywania pracy, rodzaju przewozów oraz wymiaru czasu pracy, co wynika z mobilnego charakteru zawodu.
Reasumując, dokumentacja pracownicza kierowcy zawodowego jest znacznie bardziej rozbudowana niż w przypadku innych pracowników. Ponieważ obejmuje nie tylko podstawowe dokumenty związane ze stosunkiem pracy, ale także szereg dodatkowych zaświadczeń, ewidencji i dokumentów potwierdzających kwalifikacje oraz przestrzeganie przepisów o czasie pracy kierowców. Dlatego też wynika to z wysokich wymagań bezpieczeństwa, odpowiedzialności oraz szczegółowych regulacji prawnych dotyczących transportu drogowego.
Dokumentacja kierowców podlega częstszym i bardziej szczegółowym kontrolom ze strony ITD, PIP oraz innych organów. Dlatego wymusza na pracodawcach większą dbałość o kompletność i aktualność dokumentów.
Nieprawidłowa dokumentacja kierowcy – najczęstsze błędy
W praktyce najczęściej spotykanymi nieprawidłowościami w dokumentacji pracowniczej kierowców są:
- brak aktualnych badań lekarskich i psychologicznych w aktach,
- niekompletna ewidencja czasu pracy,
- brak potwierdzenia zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego,
- nieprawidłowo rozliczone wynagrodzenie i świadczenia dodatkowe,
- brak wymaganych oświadczeń o dodatkowym zatrudnieniu.
Skutki nieprawidłowej dokumentacji kierowcy dla pracodawcy
Nieprawidłowo prowadzona dokumentacja pracownicza kierowców może przynieść negatywne konsekwencje:
- kary finansowe
Wysokość kary zależy od skali i powtarzalności nieprawidłowości, a każda kontrola może skutkować nałożeniem takich sankcji. - mandaty i postępowania administracyjne
Mandaty są niezależne od grzywien sądowych i mogą być nakładane wielokrotnie. - odpowiedzialność cywilna i roszczenia pracownicze
- sankcje karne za fałszowanie dokumentacji
- problemy podczas kontroli i ryzyko utraty licencji
Negatywne wyniki kontroli, a w przypadku powtarzających się naruszeń – do wszczęcia postępowania o odebranie licencji transportowej lub podważenia dobrej reputacji przewoźnika. - błędne rozliczenia wynagrodzeń i świadczeń
Audyt dokumentów kierowcy – jak zapobiegać problemom?
Nieprawidłowa dokumentacja kierowcy to temat, który wymaga szczególnej uwagi i odpowiedzialności ze strony pracodawców. Regularny audyt dokumentacji kierowców pozwala wykryć błędy zanim zrobią to organy kontrolne. Weryfikacja obejmuje:
- weryfikację kompletności akt osobowych,
- kontrolę ewidencji czasu pracy,
- sprawdzenie dokumentacji płacowej,
- ocenę zgodności z przepisami branżowymi,
- weryfikację okresów przechowywania dokumentacji.
Korzyści z przeprowadzonego audytu to minimalizacja ryzyka kar i sankcji, uporządkowanie dokumentacji, możliwość szybkiego reagowania na zmiany w przepisach. Także sprawdzenie kompletności i aktualności dokumentów osobistych, pojazdu i przewozowych, kontrola zapisów czasu pracy z tachografów, weryfikacja zgodności dokumentacji z aktualnymi przepisami krajowymi i unijnymi, przygotowanie tłumaczeń i kopii zapasowych kluczowych dokumentów.
Warto także rozważyć wdrożenie list kontrolnych i systematycznych kontroli wewnętrznych.
Michał Chochoła
radca prawny
Artykuły eksperckie: https://koben.pl/baza-wiedzy/webinary/rozwiazanie-umowy-o-prace-w-trybie-dyscyplinarnym/
