Zbliża się termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 lutego 2026 roku firmy, które w roku 2024 odnotowały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT) będą miały obowiązek wystawiania, przesyłania i odbierania faktur przy pomocy tego rozwiązania. Pozostali przedsiębiorcy mogą poczekać 2 miesiące dłużej.
Nowe przepisy wiążą się z brakiem konieczności archiwizacji danych czy wystawianiem dokumentów. To także skrócony termin otrzymania zwrotu VAT. Jednak pojawiają się również wyzwania. Firmy transportowe będą musiały zrezygnować z dotychczasowych standardów branżowych i przyzwyczajeń w zakresie rozliczeń.
KSeF coraz bliżej. Do kiedy standardowe faktury?
Krajowy System e-Faktur jest kolejnym krokiem do cyfryzacji procesów biznesowych. Jego założenie to odejście od faktur w formie papierowej oraz standardowych faktur elektronicznych przesyłanych drogą mailową. Zastąpi je e-Faktura w formacie XML, przesłana do systemu. Zmiany zostaną wdrożone etapowo i obejmą firmy działające w Polsce z wyjątkiem tych cyfrowo wykluczonych. Oznacza to, że te wymogi będą ich obowiązywać dopiero od 2027 roku.
Przepisom KseF nie podlegają firmy B2C, wystawiające dobrowolnie dokumenty sprzedaży dla konsumentów. Natomiast po 1 kwietnia wystawienie faktur w aktualnie dopuszczalnych formatach będzie możliwe jeszcze do 31 grudnia 2026 roku. Jednak pod warunkiem, że łączny obrót firmy nie przekracza 10 tys. zł.
Jak wyjaśnia Marcin Dudzik, Senior Product Owner z Grupy Eurowag, dla firm transportowych to konieczność rezygnacji z branżowego standardu rozliczeń i zmiana organizacji pracy będzie najbardziej odczuwalną zmianą.
– Dotychczas faktury były przesyłane pocztą lub mailowo wraz z dokumentami transportowymi wymaganymi przez płatnika. KSeF nie daje możliwości na załączenie do faktury takich dokumentów w formacie PDF. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli wysyłać osobno faktury poprzez system, a wszelkie inne niezbędne dokumenty pocztą lub mailowo. Będzie to stanowiło pewne utrudnienie organizacyjne i obowiązek dopilnowania, by wszystkie wymagane dane dotarły na czas – mówi Marcin Dudzik, senior product owner, Grupa Eurowag.
Co z rozliczaniem transportów międzynarodowych?
Wdrożenie nowego systemu rodzi pytania o sposób rozliczania transportów z zagranicznymi kontrahentami. KSeF obowiązuje przedsiębiorców, których siedziba lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej znajdują się na terytorium Polski. A to oznacza, że zagraniczne firmy nie muszą z niego korzystać. Natomiast polscy przewoźnicy nie mają obowiązku raportowania w systemie zakupów od dostawców spoza kraju. Jednak Konrad Nizioł, product owner, fireTMS (Grupa Eurowag), przypomina, że faktury dla zagranicznych kontrahentów nadal będzie trzeba wystawiać w KSeF.
– Przewoźnicy będą zobowiązani do wystawienia faktury w KseF. Następnie będą mogli ją przekazać zagranicznemu nabywcy w innym formacie. Na fakturze znajdzie się kod QR z numerem KSeF, który umożliwi klientowi ewentualną weryfikację dokumentu. Oczywiście do systemu będą mogli zalogować się jedynie ci przedsiębiorcy, którzy posiadają polski NIP. W praktyce największym wyzwaniem będzie ocena, czy zagraniczny podmiot zarejestrowany w Polsce do VAT rzeczywiście posiada tu stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD). To właśnie istnienie SMPD, które rozumiane jest jako realne zaplecze osobowe i techniczne, pozwalające prowadzić działalność w sposób ciągły, decyduje o tym, czy firma spoza Polski powinna korzystać z KSeF –zaznacza Konrad Nizioł.
Techniczne przygotowanie do nowej rzeczywistości
Z KSeF można korzystać przy użyciu różnych rozwiązań. Ministerstwo Finansów udostępniło Aplikację Podatnika KSeF oraz Aplikację Mobilną KSeF. Dodatkowo obsługa głównych funkcjonalności będzie możliwa również poprzez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Natomiast w przypadku zewnętrznych programów finansowo-księgowych opcja skorzystania z systemu będzie zależała od tego, czy są one zintegrowane z KSeF. A co z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w branży transportowej?
– Dostawcy aplikacji i systemów do zarządzania transportem również powinni przygotować się na zmiany. Dzięki połączeniu TMS z platformą KSe będzie można automatycznie wysyłać faktury i korekty w zgodzie z najnowszymi wymaganiami – komentuje Mirosław Tirak, kierownik działu wdrożeń w Grupie Eurowag.
